Diretoria de Divulgação Plano de Comunicação 2010

(cc) Diretoria de Divulgação • Sociedade Brasileira de Eubiose • Alguns direitos reservados <CC BY-NC-SA> (este documento revisa e amplia o anterior, sendo, portanto, apresentado como anexo ao Plano de Comunicação 2009) Diretoria de Divulgação Plano de Comunicação 2010

Apresentação A Eubiose, como novo sintagma e novo paradigma, no mundo humano, da tradição iniciática das idades, está em construção e em expansão. A Diretoria de Divulgação é um suporte colaborativo para a Presidência, a Diretoria, os Departamentos, as Representações e os integrantes da Sociedade Brasileira de Eubiose (SBE). Seu vetor principal é criar, fomentar e acelerar ambiências e ferramentas visando à produção e divulgação do saber eubiótico, através das seguintes estratégias: organização em rede; gestão em equipe; cultivo da confiança e do respeito; clareza nas responsabilidades; trabalho, ética e amorosidade como critérios de verdade. O presente documento tem como objetivo congregar as diretrizes básicas para a implementação de um trabalho extensivo de divulgação e comunicação no âmbito da SBE. Mais do que apresentar projetos para novas ferramentas, sua principal meta é repensar a extensão e o aproveitamento das já existentes, ampliando ou restringindo seu foco quando o caso. É parte, portanto, deste plano de comunicação traçar a estrutura funcional da Diretoria de Divulgação. O documento resultante deste entendimento pode ser atualizado a qualquer instante por decisão da Diretoria de Divulgação, e com aval da Presidência. Este plano procura descrever minuciosamente as atividades atualmente desenvolvidas pela Diretoria de Divulgação e estabelece metas de curto e longo prazos para a implementação de uma política institucional de comunicação interna e externa no âmbito da SBE. O objetivo deste plano, portanto, é profissionalizar tais funções e concentrá-las no juízo de técnicos da própria SBE, avalizados pela equipe da Diretoria de Divulgação e pela própria Presidência. Diretoria de Divulgação.

Objetivos gerais racionalizar os veículos públicos de divulgação, trabalhando com instâncias e segmentos bem definidos e apropriados a cada mídia e publicando conteúdo informativo e acadêmico a respeito da instituição gerenciar bases de dados com informações referentes à situação de cada membro otimizar as relações de comunicação organizacional, integrando o público interno da instituição e introduzindo políticas de circulação de informações internamente orientar sobre funções e capacidades de cada instância institucional, indicando a quem e como recorrer em cada situação padronizar e disponibilizar para acesso público documentação oficial de referência sobre o uso de selos e marcas institucionais Entre os principais objetivos do plano de comunicação desenvolvido pela Diretoria de Divulgação ganham destaque as ações realizadas em plataformas online de gestão colaborativa de comunidades para dar corpo e consolidar as estruturas de comunicação organizacional da instituição, bem como para otimizar o trabalho de divulgação ao público leigo das atividades empreendidas em âmbito interno. São, portanto, nossos objetivos gerais:

Atividades Através dos objetivos relacionados acima, a Diretoria de Divulgação busca empreender esforços no trabalho coletivo, mormente voluntário, de modo a responder as demandas atuais impostas pela instituição. Assim, cada objetivo compreende uma série de atividades específicas, tais como racionalizar os veículos públicos de divulgação, trabalhando com instâncias e segmentos bem definidos e apropriados a cada mídia e publicando conteúdo informativo e acadêmico a respeito da instituição i.e. A Diretoria de Divulgação fica responsável por coordenar as ações dos veículos oficiais de divulgação institucional, entre eles, o Site Oficial da SBE <http://eubiose.org.br>, o boletim eletrônico Hermés Cultural, a revista Dhâranâ, e sua versão eletrônica Dhâranâ Online, além das publicações do CEP. Definindo o público-alvo de cada veículo e esclarecendo sua proposta editorial, a Diretoria de Divulgação pretende torná-los bens públicos em favor da divulgação da Obra. b) gerenciar bases de dados com informações referentes à situação de cada membro i.e. É atribuição da Diretoria de Divulgação, em última instância, gerenciar a base de dados integrada sobre usuários e membros da instituição. Esta base de dados <http://eubiose.org.br/usuarios> tem caráter oficial e orientará as permissões de acesso de cada membro às ferramentas de comunicação organizacional e aos materiais disponibilizados em âmbito restrito. Atuando de forma descentralizada, a Diretoria de Divulgação é, contudo, meramente responsável por desenvolver, implementar e tornar acessível a base de dados – estando a encargo das administrações locais (Departamentos e Representações) a atualização periódica das informações.

Atividades c) otimizar as relações de comunicação organizacional, integrando o público interno da instituição e introduzindo políticas de circulação de informações internamente d) orientar sobre funções e capacidades de cada instância institucional, indicando a quem e como recorrer em cada situação i.e. Ações planejadas – como a implementação do Portal Colaborativo da SBE, a instauração de veículos institucionais operando a partir de blogs oficiais, o WikiEubiose, o controle e racionalização do mailing e das listas de discussão oficiais – envolvem a compreensão do trabalho da Diretoria de Divulgação como um trabalho estratégico de definição da estrutura organizacional da instituição. Atuando de modo a facilitar a resolução de impasses e desburocratizar o ambiente institucional, a Diretoria de Divulgação passa a se responsabilizar por centralizar e direcionar as demandas de cada membro, sempre que procurada para tanto. Em razão destes encargos, a Diretoria de Divulgação centraliza comunicados oficiais de caráter institucional (exceto os emitidos pelas respectivas ordens), através de novo modelo de comunicado oficial, enviado por meio eletrônico. e) padronizar e disponibilizar para acesso público documentação oficial de referência sobre o uso de selos e marcas institucionais i.e. A Diretoria de Divulgação se mantém incumbida da responsabilidade técnica de, sempre em conjunto com a Diretoria de Heráldica e a Diretoria de Arquivo, planejar, padronizar e disponibilizar para acesso público documentação que normatize o uso de selos e marcas institucionais, bem como de viabilizar, sempre que possível, o acesso a materiais que instruam sobre estes usos.

Atividades Atividades realizadas (biênio 2008-2009) Planejamento, desenvolvimento e implementação do novo Site Oficial da SBE <http://eubiose.org.br> Racionalização dos endereços de domínio registrados em nome da Sociedade Brasileira de Eubiose e adoção do padrão <eubiose.org.br> para todas as circunstâncias Arquitetura e consolidação do mailing oficial de divulgação, com dados de membros e não-membros Planejamento e implementação do boletim eletrônico Hermés Cultural, com distribuição a cerca de 3,5 mil usuários, entre membros e não-membros da SBE Planejamento e implementação de novo modelo de comunicado oficial a ser emitido por todas as instâncias institucionais (exceto as respectivas Ordens), através do mailing oficial cadastrado Planejamento e pré-produção de ambiente colaborativo em plataforma mediawiki, o WikiEubiose <http://wiki.eubiose.org.br> Planejamento e pré-produção de ambiente colaborativo em plataforma wordpress, o Portal Colaborativo da SBE <http://portal.eubiose.org.br> Adoção de sistema de emails oficiais em base centralizada e disponibilização a todos os Departamentos e Representações de emails com extensão <@eubiose.org.br> Planejamento e implementação do Boletim do CEP, com distribuição a cerca de 1,2 mil usuários membros da SBE

Atividades Atividades a realizar (biênio 2010-2011) Convocatória e capacitação de equipe editorial para o Site Oficial da SBE Convocatória e capacitação de equipe de suporte e moderação para o Portal Colaborativo da SBE Convocatória e capacitação de equipe editorial para o Hermés Cultural Capacitação de equipe editorial para o Hermés Expresso Convocatória e capacitação de equipe (estritamente voluntária) para a produção de conteúdo informativo para o WikiEubiose Capacitação de equipe editorial para o Boletim do CEP Convocatória e capacitação de equipe editorial para a revista Dhâranâ e Dhâranâ Online, cuja proposta editorial está em via de ser atualizada Customização da ferramenta Open Journal System (OJS) para uso nas edições de Dhâranâ Online Planejamento e pré-produção dos blogs oficiais (Hermés Expresso, Hermés Cultural, História da Obra, Pequeno Oráculo, Távola Redonda, Instrutores, OSG, OFA, OA e OTp) e dos cerca de cem blogs departamentais, que ficarão sob responsabilidade de Administradores e Representantes das unidades locais Planejamento, desenvolvimento e pré-produção de sistema centralizado de gestão de usuários e privilégios de acesso a materiais restritos por meio de senha, o assim chamado passaporte <@eubiose.eu>

Atividades Obtenção de ISSN para a revista Dhâranâ Obtenção de ISSN para Dhâranâ Online Alternativa simplificada para importação e exportação de dados no sistema de gerenciamento de usuários, inclusive com opção de sincronização descentralizada a partir da edição de perfil do próprio usuário Pesquisa, produção, conversão e disponibilização de material audiovisual e iconográfico referente à instituição em diferentes veículos (WikiEubiose, canal oficial de vídeos no YouTube, Site Oficial) Planejamento e implementação de software para conferências no Blog dos Instrutores Convocatória e capacitação de equipe editorial para blogs oficiais do Portal Colaborativo Concepção e finalização de logomarcas e identidade visual de blogs oficiais do Portal Colaborativo Elaboração de material de referência para normatização de selos oficiais da SBE Identificação e elaboração de material de referência sobre funções e encargos institucionais (organograma e quadros de estrutura organizacional) Disponibilização de emails individuais com extensão <@eubiose.eu>, complementando as funcionalidades do passaporte Adoção de novo sistema de gestão de usuários para listas de discussão oficiais (aproveitando estrutura do domínio <@eubiose.org.br>) Planejamento e difusão de campanhas publicitárias acerca das novas funcionalidades oferecidas, de modo a torná-las de conhecimento público aos membros da SBE

A Eubiose na internet São quatro os principais veículos da SBE na internet, sendo dois de comunicação interna e dois de comunicação externa: o seu Site Oficial, o Portal Colaborativo, o WikiEubiose e Dhâranâ Online. O Site Oficial da SBE <http://eubiose.org.br> tem o claro objetivo de apresentar ao público leigo a Sociedade Brasileira de Eubiose, introduzindo interessados e possíveis interessados à estrutura didática da instituição e fornecendo breves detalhes históricos da mesma. Os artigos são atualizados a cada quatro ou seis meses, de modo a proporcionar rotatividade aos assuntos levados a público. Eventos e atividades realizadas por cada Departamento ou Representação são publicizados no calendário do próprio Site que ocupa o rodapé inferior do mesmo.

A Eubiose na internet O Portal Colaborativo da SBE <http://portal.eubiose.org.br> tem o objetivo de funcionar como “porta de entrada” aos membros da SBE na internet, possibilitando o acesso rápido e claro a informações institucionais restritas, e estreitando laços entre diferentes projetos. No Portal Colaborativo, além dos blogs oficiais mantidos por moderadores da Diretoria de Divulgação (Hermés Expresso, Hermés Cultural, História da Obra, Instrutores, Pequeno Oráculo, Távola Redonda, e blogs das respectivas ordens), cada irmão poderá visualizar um painel com as novidades de todos os Departamentos e Representações locais, com notícias que podem incluir a sumarização de debates realizados, a disponibilização de material de referência, comentários e discussões etc.

A Eubiose na internet A ferramenta conhecida como WikiEubiose <http://wiki.eubiose.org.br> traz verbetes relacionados a personagens, lugares e efemérides da História da Obra, bem como um acervo de documentos iconográfico, gentilmente cedidos pelo Apta e por irmãos interessados em disponibilizar em domínio público seus acervos pessoais. Nesse sentido, WikiEubiose se constitui como uma verdadeira enciclopédia do saber eubiótico. Seu acesso é restrito por senha e seu conteúdo regulado por um modelo de licenciamento específico.

A Eubiose na internet A revista Dhâranâ Online <http://dharana.eubiose.org.br> é apresentada como principal veículo de comunicação acadêmica da Diretoria de Divulgação. Suas edições, gerenciadas pelo sistema integrado OJS, adotado por milhares de publicações acadêmicas em todo o mundo, trarão artigos e resenhas bibliográficas de teor científico-espiritualista, com o objetivo de reforçar laços com a comunidade acadêmica. A revista, ainda que tida como veículo de divulgação da Sociedade Brasileira de Eubiose, é aberta à publicação de artigos científicos de pesquisadores não-membros da SBE e mesmo pertencentes a outras doutrinas e religiões.

Sistema de gestão de usuários e mailing O sistema de gestão de usuários, planejado e desenvolvido pela Diretoria de Divulgação, tem o objetivo de permitir o acesso a materiais restritos somente aos membros de direito. Por esta compreensão e pela dinâmica de descentralização de gestão proposta, é de responsabilidade dos Administradores e Representantes locais informarem sobre eventuais alterações em seus quadros, relatando periodicamente mudanças de grau, admissão à Série Interna, modificação de funções e encargos e mesmo desligamento ou afastamento de membros. Este tipo de comunicação deve ser levado a cabo periodicamente num intervalo mínimo de seis meses, podendo, neste meio tempo, a Diretoria de Divulgação indicar a necessidade de novo Cadastramento Geral de Membros, de modo a suprir lacunas em sua base de dados.

Sistema de gestão de usuários e mailing O mailing oficial da Sociedade Brasileira de Eubiose é gerido por meio de uma ferramenta de software livre para mailmarketing (PHPList). Sua operação é centralizada na equipe da Diretoria de Divulgação por razões técnicas de segurança. Boletins, newsletters e comunicados oficiais de natureza institucional são enviados a partir desta ferramenta a cerca de 4 mil usuários cadastrados.

Sistema de gestão de usuários e mailing Para que a comunicação entre Departamentos e Representações e a Diretoria de Divulgação se torne cada vez mais ágil, todas as instâncias oficiais passaram a poder contar com emails oficiais, com extensão <@eubiose.org.br>. Administradores e Representantes podem, assim, contatar facilmente seus pares, bastando para tanto que subscrevam para <nomedodepartamento@eubiose.org.br> – p. ex. <salvador@eubiose.org.br> ou <conceicaodorioverde@eubiose.org.br>. Vale lembrar que a extensão <@eubiose.org.br> é tecnicamente equivalente à extensão <@eubiose.com.br>, de modo que mensagens enviadas a um ou outro endereço serão recebidas na mesma caixa postal. A diferenciação diz respeito apenas à política editorial adotada. Ainda sobre os emails oficiais, os respectivos endereços de email podem ser encontrados relacionados no Site Oficial da SBE <http://eubiose.org.br>. A base de dados integra e comunica todos os Departamentos e Representações através do grupo <departamentos@eubiose.org.br>. Os emails oficiais são acessados a partir de <http://mail.eubiose.org.br>. Dúvidas e questões referentes a estas funcionalidades podem sempre ser encaminhadas para o endereço <admin@eubiose.org.br>. Além dos emails de Departamentos e Representações, a Diretoria de Divulgação conta com emails para o CEP <cep@eubiose.org.br>, e veículos de divulgação – Hermés <hermes@eubiose.org.br>, Hermés Cultural <cultura@eubiose.org.br>, Dhâranâ <dharana@eubiose.org.br>, WikiEubiose <wiki@eubiose.org.br>, Site <site@eubiose.org.br> e Portal <portal@eubiose.org.br>.

Listas de discussão A serem implementadas a médio prazo, a depender da disponibilidade técnica de ferramental que permita a migração do modo mais suave possível de todos os atuais usuários do serviço para a nova plataforma, as listas de discussão oficiais da SBE serão reformuladas e remodeladas, a fim de racionalizar suas atribuições. As principais mudanças dizem respeito ao caráter de oficialidade e administração das listas, que passam a ser geridas pela Diretoria de Divulgação, como veículos de comunicação que são. Um dos objetivos específicos deste plano de comunicação, portanto, é repensar o papel das atuais listas de discussão, e oferecer aos membros da instituição alternativas de integração e colaboração em ambiente online. Enquanto não atreladas à dinâmica institucional, as listas são reconhecidas como iniciativa de particulares, sobre as quais é impossível obter qualquer tipo de controle oficial. Dessa forma, são virtualmente impraticáveis medidas para restringir seu alcance, moderar a proliferação de spams e hoaxes ou mesmo ações básicas como introduzir ou desligar assinantes. A centralização das listas oficiais sob a estrutura administrativa da Diretoria de Divulgação, portanto, aponta para a atribuição do caráter de oficialidade às listas abrigadas sob extensão <@eubiose.org.br>, ao mesmo tempo em que aponta para a liberalização de listas como iniciativas particulares, que pretendam discutir a Eubiose fora da instituição, como é de praxe em um meio como a internet.

Listas de discussão A fim de gerir as listas de discussão oficiais da SBE, a Diretoria de Divulgação pretende lançar mão de uma série de instruções normativas aos seus membros. Tais instruções têm caráter pedagógico e não impositivo e a regulação de seu cumprimento estará a encargo do grupo de moderadores de cada lista. Segundo este entendimento, portanto: As listas serão geridas pela Diretoria de Divulgação (em nome da qual caberá sua “ownership”), mas permanecerão sendo reguladas por moderadores ou grupos de moderadores. Mensagens anônimas, i.e. sem menção explícita à assinatura do membro que se responsabiliza pelo seu envio, não serão permitidas. Usuários reincidentes em casos de hoaxing e spamming (difusão de informações falsas ou simplesmente não desejadas) serão advertidos e, na sequência, banidos por violação das normas de civilidade em ambiente online. Os integrantes das listas respondem por pessoas físicas, membros da Sociedade Brasileira de Eubiose <@eubiose.eu>. Não serão, pois, permitidos cadastros de emails institucionais de qualquer espécie. A Diretoria de Divulgação se reserva o direito de operar, através do mailing oficial da SBE, o envio em massa de informações aos membros registrados nas listas, constituindo esta a única exceção aos termos acima.

Blogs oficiais Através de seu Portal Colaborativo, a Diretoria de Divulgação coloca à disposição dos membros da SBE uma série de veículos oficiais em formato de blog. São eles: Hermés Expresso O Hermés Expresso é o principal veículo de comunicação organizacional da instituição, cuidando de distribuir nas listas oficiais informações sobre as atividades desenvolvidas nos Departamentos e Representações. Seu formato, contudo, será reorientado para que o alcance seja maximizado. Com o novo Portal Colaborativo da SBE, o Hermés Expresso deixa de ser veiculado no formato PDF e distribuído por email e passa a ser publicado por meio de um blog, de forma coletiva e descentralizada, com a possibilidade de que os usuários possam assinar seu conteúdo por email e RSS. Hermés Cultural O Hermés Cultural é o mais recente subproduto da “família Hermés”, de comunicação e divulgação da SBE. Seu formato inicial corresponde ao de uma newsletter, enviado através do mailing oficial da Diretoria de Divulgação a mais de 3 mil usuários cadastrados, entre membros e não-membros da instituição. Com o novo Portal Colaborativo da SBE, o Hermés Cultural passa a ser veiculado também no formato de um blog, com a possibilidade de que os usuários possam assinar seu conteúdo por email e RSS. A médio prazo, a coexistência de newsletter e blog dá lugar somente ao blog, como veículo oficial definitivo. História da Obra O blog de História da Obra comenta e discute o processo de pesquisa no acervo pessoal do Apta para a confecção e organização dos Seminários de História da Obra e ciclos de debates sobre o legado das CRs. Távola Redonda Funcionando como um grande clube de leituras, o Távola Redonda pretende discutir apontamentos em grupo de pesquisa online, em que irmãos se reúnem para debater em prazo dado um determinado livro ou carta.

Blogs oficiais Pequeno Oráculo Inspirado no livro homônimo, organizado pela Excelsa Helena Jefferson de Souza, o blog Pequeno Oráculo traz citações e aforismos não apenas do Mestre Henrique José de Souza, mas de outros grandes iniciados, como Mario Roso de Luna, Helena Blavatsky, Mikhail Aivanhov, Lao Tsé etc. A proposta é que o blog possa difundir pequenas pílulas de conhecimento iniciático em frases de sabedoria. Com sua introdução, as listas de discussão, hoje ocupadas com estas iniciativas, ganham corpo para discussões mais extensas sobre outros temas. Instrutores O blog dos Instrutores é uma ferramenta pioneira de interlocução e ensino. A ser implantada em parceria com a Diretoria de Ensino, esta ferramenta pretende disponibilizar a discípulos e instrutores materiais de referência em texto, imagem, áudio e vídeo, facilitando e integrando o processo de aprendizado, e constituindo-se como grande comunidade para os postulantes aos graus. A médio prazo, a perspectiva traçada para este blog é de que ele possa vir a oferecer webconferências, palestras e aulas à distância, revolucionando o atual Curso Remoto. OSG, OFA, OA e OTp Mantidos pelos coordenadores e secretários executivos das respectivas ordens, estes quatro veículos são completamente independentes e estão à disposição das mestrias e grão-mestria para serem utilizados como instrumentos de divulgação de atividades pedagógicas, ritualísticas e disponibilização de materiais e documentação oficial. É possível p. ex., por meio do blog da OSG, divulgar editais e normas do Venerável Grão-Mestre Hélio Jefferson de Souza; bem como, por meio do blog da OFA, veicular, entre outras coisas, falas da Venerável Mestra da Ordem das Filhas de Allahmirah Selene Jefferson de Souza; ainda por meio do blog da OA, é possível disponibilizar notícias e materiais referentes aos Seminários de História da Obra e Encontros Nacionais de Jovens; e, no caso do blog da OTp, aos Encontros com a Ordem dos Templários. Dessa forma, programações de atividades a serem realizadas e materiais de referência ganham visibilidade e ficam à disposição de todos os membros da Sociedade Brasileira de Eubiose.

Equipe A equipe da Diretoria de Divulgação atua de forma coletiva e colaborativa, revezando-se em funções de edição, editoração, desenvolvimento, moderação, suporte e produção de conteúdo. O diagrama abaixo ilustra as atribuições contempladas, relacionando para cada encargo o número mínimo de componentes da equipe. Para atingir tais patamares, as convocatórias e processos de formação e capacitação de equipes são imprescindíveis. Diretor de Divulgação e Comitê Gestor de Divulgação - Supervisor Web (1 profissional remunerado) - Equipe do CEP (1 profissional editor + 1 designer gráfico) - - Equipe do Boletim do CEP (1 profissional editor + 1 profissional paginador) - Equipe do Hermés (1 profissional editor) - - Equipe do Hermés Expresso (1 profissional editor/redator) - - Equipe do Hermés Cultural (1 profissional editor/redator) - Equipe de Dhâranâ (3 profissionais editores + 1 designer gráfico + 2 revisores) - - Equipe de Dhâranâ Online (2 profissionais editores + 2 revisores) - GT Web - - Equipe do Site Oficial da SBE (3 profissionais editores + 1 profissional revisor) - - Equipe do Portal Colaborativo da SBE (2 profissionais de suporte) - - - Blogs Oficiais (10 profissionais redatores) - - - Blogs de Departamentos e Representações - - Equipe do WikiEubiose (2 profissionais de suporte + 5 profissionais redatores) - - Moderadores de Listas de Discussão

Topologia

disponível em <http://slideboom.com/people/eubiose>