Archivología

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INSTITUTO UNIVERSITARIO EXPERIMENTAL DE TECNOLOGIA “ANDRES ELOY BLANCO” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA INFORMACION PROF. ALEXANDER PEREZ MATA Material del Prof. Arcángel Sánchez (UCV). Ajustado.

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“… las ciencias son 10% inspiración y 90 % transpiración” Tomas Alba Edisson archivología archivo

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Archivología: Importancia 50 años Importancia Desarrollo de la Sociedad Estados y Gobiernos Empresas y Organizaciones Públicos Privados Desarrollo de un país Tecnologías de Información y Comunicación Prof. Arcángel Sánchez©2006

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Archivología: Importancia Importancia En las estructuras administrativas Competitividad Toma de Decisiones Manejo de la Información Automatización de los procesos Auditorías Estándar de Calidad Correspondencia social

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Archivología: Definición El GITA (1997) define Archivología como: La ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización, y los medios de utilización La Archivología es considerada como sinónimo de la Archivística (Heredia, 1991). El GITTA (1997) define a la Archivística como la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc., de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos. También se define a la Archivística como la aplicación de forma práctica de los principios técnicos y teóricos de la archivonomía

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Archivología: Definición La Archivonomía es la disciplina que tiene por objeto el estudio de los archivos, sus principios teóricos y prácticos, y el tratamiento de los documentos que los integran en sus distintas fases. Cuestión que la ubica también como una disciplina que estudia la naturaleza de los archivos, los principios teóricos y prácticos de su organización, integración y conservación, así como los medios para su utilización

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Archivología: Definición La archivología es la ciencia que se contrae al estudio del origen, formación, organización, razón jurídica, ordenamiento legal y funcionamiento de los archivos (Briceño, 1979) Es una ciencia aplicada como la Medicina, la Arquitectura, la Ingeniería, etc., por que su estudio e investigación no se agota en el ámbito especulativo, sino que tiene a ser puesta en práctica para servicio de sus beneficiarios (Vásquez, 2004) La archivología tiene unos principios universales (principios de procedencia y orden original) y existe en su contenido una perfecta conexión sistemática con su objeto de estudio, y su importancia crece día tras día al aparecer nuevos formatos de documentos de archivo

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Archivología: Objeto de Estudio Es un campo del saber cuyos objetos de estudio son (Vásquez, 2004): Los documentos de archivo y los fondos documentales de los archivos La información contenida en los documentos Los archivos y los sistemas de archivo La gestión documental en las organizaciones Las asociaciones de archivólogos y archivistas La archivología como ciencia, campo, relaciones con otras ciencias, usuarios de los archivos, teoría, método y metodología

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Archivología: Historia Período Pre-Archivístico: Tratamiento de los fondos caracterizado por la indefinición de sus presupuestos y a la sumisión a los principios de otras disciplinas Período de Desarrollo Archivístico: Tanto la teoría como el tratamiento de los fondos documentales, logran suficientes niveles de autonomía como para poder hablar de una ciencia (Cruz Mundet, 2003)

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Monarquías Egipcias (1.500 a.c.) Papiros Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) Monarquía Mesopotámica (660 a.c.) (Tablillas de Arcilla) Período Pre-Archivístico Monarquías Asiáticas (400 a.c.) (Cortezas de Abedul) Monarquías Griegas y Romanas (300 a.c.) (Tabularios)

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período Pre-Archivístico Monarquías Griegas y Romanas (300 a.c.) (Tabularios) El archivo surge como una institución con entidad propia archeion Se crea la figura del responsable de los archivos (areópago y el epistate, los censores y los prefectos) Los archivos cobran una utilidad administrativa y jurídica Se le comenzó a dar importancia a la autenticidad y valor legal de los documentos El archivo comienza a poseer un carácter público Los documentos eran creados por necesidades del gobierno y de administración, relación poder-documentos

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período Pre-Archivístico La caída del Imperio Romano supuso la decadencia progresiva e irremediable del documento escrito: Imposición del Derecho Germano sobre el Romano (Importancia a pruebas orales y testimoniales) Descenso general del nivel cultural Dispersión de la población en núcleos rurales, menos educación, menos escritura

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período Pre-Archivístico La edad media Estancamiento de la situación archivística No existe aún un cuerpo teórico de la archivística La praxis administrativa comienza a influir sobre la práctica archivística: Registro de los documentos Aumento en el volumen documental Expediente administrativo Los documentos comienzan a agruparse en cartularios (volúmenes) Siglo XII a XVI

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período Pre-Archivístico La edad media Se comienzan a aplicar métodos de clasificación documental: Clasificación sistemática de piezas sueltas de cartularios por tipologías documentales (tratados, contratos, matrimoniales, testamentos, etc. Siglo XII a XVI

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período Pre-Archivístico La edad media Se comienzan a aplicar métodos de clasificación documental: Clasificación cronológica en las cancillerías, de acuerdo al orden de expedición y/o recepción de los documentos Conformación de legajos, agrupación de documentos que tratan de un mismo tema Siglo XII a XVI

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período Pre-Archivístico La edad media A medida que avanza la edad media comienza a desarrollarse el panorama archivístico: Se comienzan a diferenciar fondos de acuerdo a su procedencia administrativa Consolidación de Archivos Eclesiásticos, Archivos de la Corona y Archivos Privados Siglo XII a XVI

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período Pre-Archivístico La edad media Desde el siglo XVI hasta la Revolución Francesa: Concepción de los archivos como fuente de poder Conciencia de la importancia de la documentación como instrumento de información precisa y necesaria para la afirmación de los derechos del Estado Derechos del Estado sobre los documentos públicos y su organización. Consolidación de los archivos de municipios y parlamentos Se desarrolla y aplica el concepto de Archivo Nacional por el de Archivos del Estado

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período Pre-Archivístico La edad media El antiguo régimen Desde el siglo XVI hasta la Revolución Francesa: Se decreta al Archivo como territorio infranqueable, bajo un principio de secreto e incomunicabilidad (Prohibición de acceso) Los documentos comienzan a cobrar importancia para la historia (Testimonio-Investigación) Concentración de documentos en grandes depósitos (Ejemplo: España-Sevilla-Archivo de Indias-Territorios de Ultramar)

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período Pre-Archivístico La edad media El antiguo régimen Desde el siglo XVI hasta la Revolución Francesa: Concentración de documentos en grandes depósitos (Ejemplo: Francia-Napoleón-Concentración de los documentos de los archivos de los países europeos ocupados) (Proceso no concluido) Nuevamente se le da valor al documento como fuente de información Se desarrolla la literatura paleográfica y diplomatista Jacob Von Rammingen (1571) propone algunos principios de clasificación de los documentos (territorial, asuntos internos y relaciones exteriores)

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período Pre-Archivístico La edad media Desde el siglo XVI hasta la Revolución Francesa: Finales Siglo XVII aparece el Manual de Nicolo Giussani para afrontar los problemas de organización y descripción de documentos de archivo Inicio de la clasificación por materias (Archivos de Milán) Inicio de lineamientos para la eliminación de los documentos (Expurgo) Consolidación de los procedimientos de traslado de los documentos de las oficinas al archivo. (Pedro El Grande, 1720, retención de tres años) Se consolida el registro de los documentos recibidos y/o expedidos El antiguo régimen

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período Pre-Archivístico La edad media Desde el siglo XVI hasta la Revolución Francesa: Ordenación de documento concernientes con un mismo asunto en un cocido Se comienza a dar gran importancia a la descripción, el análisis del contenido de los documentos, inventarios para el acceso a los fondos de los archivos División entre archivo administrativo y archivo histórico, entre fondos para la historia, fondos para la cultura, fondos para la administración El antiguo régimen

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período de Desarrollo Archivístico La edad media El antiguo régimen Configuración progresiva de la archivística Concentración de los documentos de instituciones desaparecidas en archivos nacionales para el servicio, la investigación y la cultura Concepción de un sistema global de organización de los fondos documentales de archivos Desarrollo Archivístico

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período de Desarrollo Archivístico La edad media El antiguo régimen Desarrollo Archivístico Se crean escuelas de archivística en Francia, Austria, España e Italia Se inician procesos de inventario de fondos, se crean las guías y catálogos Los archivos comienzan a ser laboratorios para la historia Se crea el principio de respeto a los fondos (Natalis de Wally-Francia. 1841)

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período de Desarrollo Archivístico La edad media El antiguo régimen Desarrollo Archivístico La II Guerra Mundial marcó punto de despegue de la Archivística: Necesidad de investigar y difundir el conocimiento de los crímenes nazis contra la humanidad Expansión de la democracia como modelo de organización social (Principio de Transparencia)

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Archivología: Historia (Cruz Mundet, 2003) La época de los archivos de palacio (Antigüedad) Período de Desarrollo Archivístico La edad media El antiguo régimen Desarrollo Archivístico Aumento de la Literatura Especializada: Brenneke, Schellenberg, Tanodi, Lodolini, Heredia, Cruz Mundet, Briceño Perozo, etc. Se extiende la importancia de los archivos para la administración, para las empresas, para la competitividad Se acuña el concepto de Ciclo Vital de los Documentos y por ende la conformación de Sistemas y Tipos de Archivo Conformación del concepto gestión documental Inserción de las Tecnologías en el quehacer archivístico

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Ramírez, Paola, 2004) Analiza críticamente el documento en conjunto, con especial atención en su forma, génesis, evolución, tradición y conservación para definir la autenticidad y si es verdadero o falso. Sirve a la archivística para: conocer la tradición documental, evaluar la autenticidad, conocer la tipología diplomática. Diplomática

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Ramírez, Paola, 2004) Paleografía Del griego “paleos”. Es el tratado de las escrituras antiguas trazadas sobre soportes materiales suaves (papel, papiro, pergamino). Sus objetivos son: leer y descifrar los signos gráficos; examinar las escrituras para situarlas en el tiempo y el espacio y analizar los signos para conocer el desarrollo de las formas escritura.

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Ramírez, Paola, 2004) Sigilografía Es la disciplina que estudia los sellos en todos sus aspectos. Dado que en los documentos de archivo, el sello es un elemento importante, la sigilografía apoya a la diplomática en el estudio del contenido del documento.

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Ramírez, Paola, 2004) Heráldica Es la técnica que estudia los escudos de armas de cada linaje ciudad o persona, su reglas y el derecho público y privado que los rigen. Aunque actualmente los escudos no son muy empleados son elemento importante de la documentación antigua.

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Ramírez, Paola, 2004) Genealogía Estudio del origen, propagación y destino de las familias, ayuda al establecimiento de relaciones y parentescos. Topología y Onomástica Derivadas de la Lingüística, la topología es el estudio de los nombres de lugares y la onomástica de los nombres de personas por áreas y períodos.

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Ramírez, Paola, 2004) Lingüística Ciencia que estudia la lengua humana, la lingüística es usada para trabajar con documentos históricos, en el análisis de su gramática. Además de apoyar en los procesos técnicos de indización y resumen.

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Ramírez, Paola, 2004) Cronología La cronología técnica permite a la archivística ubicar temporalmente los hechos históricos para apoyar el estudio de la documentación, es especial de la documentación histórica.

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Ramírez, Paola, 2004) Historia La historia mantiene una estrecha relación con la archivística: los documentos de archivo son fuente básica para la historia y la metodología e investigaciones de la historia son base para la organización de los documentos de archivo. Una rama de la historia que ha sido muy importante para la archivística, es la Historia de las Instituciones.

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Ramírez, Paola, 2004) Derecho Dada la finalidad de los documentos de archivo, el derecho es imprescindible para su estudio y organización. Así, la legislación y su historia son básicas para el estudio, y la legislación vigente es marco para la gestión de todos los documentos de archivo.

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Ramírez, Paola, 2004) Administración En la primera etapa de los documentos, éstos son básicamente un instrumento de gestión personal e institucional, así la administración y sus técnicas, determinan a los documentos en su producción y uso.

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Ramírez, Paola, 2004) Conservación Todos los documentos de archivo, independientemente de su soporte, requieren ser conservados, así que el aporte de biólogos, químicos, ingenieros de sistemas, físicos, es necesario para procurar la protección el documento y para llevar a cabo restauraciones que no lo afecten.

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Vásquez, 2004) Informática Tiene incidencia en el manejo de los documentos de archivo, y en la descripción, control, difusión y acceso a la información contenida en ellos.

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Archivología: Ciencias Auxiliares (Vásquez, 2004) Arquitectura Se relaciona con la Archivología en todos los aspectos referidos a la construcción y mantenimiento de las edificaciones y locales de archivo

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Archivología: Ciencias Auxiliares Ciencias de la información Sinfonía de saberes Bibliotecología Documentación Archivología Tecnologías de información y comunicación Ciencias del lenguaje Ciencias gerenciales Ciencias de la educación Psicología Sociología Museología Pirela y otros, 2006

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Archivología: Ciencia o Técnica Debe tener una teoría o base epistemológica donde asiente sus principios y axiomas REQUISITOS Debe tener una praxis, de tal manera que cualquiera de sus principios, axiomas o postulados, pueda demostrarse, comprobarse y medirse en la práctica o en la realidad

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Archivología: Ciencia o Técnica Conjunto de conocimientos sistematizados y comprobables organizados a través del tiempo sobre un determinado campo de la realidad Sistema de conocimientos ordenados, que incluye una garantía de la propia validez o que se propone el grado máximo posible de certeza

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Archivología: Ciencia o Técnica Es un esfuerzo de saber Organizado con método, rigor y verificalidad Consagrada como un conjunto de teorías y juicios encadenados por las reglas de la lógica y del lenguaje Es un saber cuyo objeto fundamental no es conocer un objeto en si mismo, sino mejorar o perfeccionar la realización o la producción de un fenómeno, un proceso o una estructura

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Archivología: Ciencia o Técnica Batelli citado por Tanodi (1960): es una disciplina de carácter eminentemente práctico que trata de resolver los problemas con soluciones de ese mismo tipo, a partir de la experiencia de los archiveros, no se trata de problemas científicos. Estudia los archivos con el fin de precisar su esencia e historia; la sistematización de los archivos es su principal preocupación, con sus tres problemas esenciales: ordenar, conservar y administrar Tanodi (1960): Se trata de una disciplina auxiliar o funcional de la administración y de la historia, que se refiere a la creación, historia, organización y funciones de los archivos y sus fundamentos legales o jurídicos… es una disciplina técnica y no una ciencia, por que le falta elementos propios de cada ciencia TÉCNICA

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Archivología: Ciencia o Técnica Lodolini: a partir de la enunciación del principio de procedencia, la archivología comienza a surgir como una ciencia, ya que posee unos principios universalmente validados para su actuación, así como se comienzan a elaborar investigaciones en torno a estos postulados, creando una literatura que sustenta su proceder Herrera (1987): “...la Archivología es la ciencia de los archivos... y como tal se ocupa de la creación, historia, organización y servicio de los mismos...,” Concepto apoyado por Schellemberg, Casanova, Ciceri, Pereira… CIENCIA

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Archivología: Ciencia o Técnica Toda ciencia debe cumplir con tres requisitos: Tener un campo específico de investigación: una problemática propia, con un conjunto de cuestiones o planteamientos teóricos, en definitiva, UN OBJETO Tal objeto debe ser investigado con una finalidad determinada: Procurar el conocimiento por causas Establecer leyes universales Investigar una verdad Para lograr su fin toda ciencia debe tener un método propio

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Archivología: Ciencia o Técnica OBJETO: Los archivos Los fondos documentales y su entorno METODO: Conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos (principios) FIN: Hacer recuperable la información documental para su uso CIENCIA

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Archivología: Ciencia o Técnica CONCEPTO DE ARCHIVOLOGÍA COMO CIENCIA Es la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos teóricos y prácticos, estableciendo principios inalterables y estudiando técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de archivos, así como la función jurídica, administrativa y científica de los mismos, desde un punto de vista archivístico o de ciencias y técnicas diversas, y su relación con las entidades productoras de los conjuntos orgánicos de documentos, a fin de manejar y hacer accesible la información de los fondos documentales.”

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Archivología: Principios Uno de los principios más viejos de la organización de los archivos es el de respeto a los fondos. Término francés “respect des fonds”, que consiste en dos conceptos relacionados: el principio de procedencia y el de orden original La procedencia se refiere a la oficina de origen de los documentos, y el orden original tiene que ver con el orden y la organización en que los documentos fueron creados o guardados por esa oficina de origen

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Archivología: Principios - Procedencia Está dado por el autor del documento, que puede ser una persona natural o jurídica Hace hincapié en las características conceptuales de los documentos y no a sus características físicas El fondo debe organizarse de acuerdo a la estructura jerárquica y funcional de la organización Proporciona la base para recuperar información de los documentos, ya que estos son organizados de la manera en que son buscados (oficina productora y/o receptora) Saber quién creó o usó un documento, donde, cuando y porqué, ofrecen la clave para su recuperación y no su formato (oficio, memorandum, circular, etc.)

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Archivología: Principios - Procedencia Los archivos de quien creó los documentos no deben ser mezclados con los creados por otros Los documentos que corresponden a diferentes creadores no deben ser mezclados, aún cuando el tema les sea común “El principio de procedencia consiste en respetar el origen de los fondos, es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración pública, privada, una persona , familia…; respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad” Cruz Mundet (2001)

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Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos Reconstruir la organización jerárquica (estructura organizativa) de la entidad productora consolidando un sistema de clasificación que refleje dicha estructura, agrupando los documentos en niveles (fondos-sub-fondos) Principios de la Organización de Archivos: Principio de Procedencia. Pasos para su aplicación

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Los documentos de un organismo u organizaciones separadas deben ser organizados y gestionados por separado, aunque los organismos en cuestión se dediquen a actividades similares o semejantes o estén administrados por las mismas personas No deben combinarse o agruparse los documentos de dos organismos y organizaciones distintas Los documentos privados de individuos no deben integrarse, aunque los individuos estuvieran relacionados o experimentaran los mismos sucesos Las series de documentos que testimonian las funciones específicas que realiza una oficina, no deben ser mezcladas con los documentos que testimonian otras funciones Las series que documentan diferentes actividades aunque correspondan a una función común por lo general deberán estar separadas Principios de la Organización de Archivos Principio de Procedencia. Aspectos importantes

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El consenso general de que administrativamente el concepto de procedencia debe aplicarse a toda una organización, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla una función coherente y definida y sobre la cual tenga una responsabilidad directa, ha sido el lineamiento fundamental para el diseño de los niveles de las agrupaciones documentales expuestas en la Norma ISAD-G Principios de la Organización de Archivos: Principio de Procedencia

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Los documentos se producen con base en un procedimiento, por lo que innatamente unos se van colocando detrás de otros. Lo habitual es que lo hagan siguiendo el procedimiento administrativo. Esta lógica debe primar sobre cualquier otra (incluso cronológica) para la ordenación de la documentación LEGAJO Y EXPEDIENTE Principios de la Organización de Archivos: Principio de Orden Original

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Principios de la Organización de Archivos: Principio de Orden Original 55 Sostiene que los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejó Hace mención al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y gestiones encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica Preserva la ordenación física de los documentos individuales o agrupados por trámites, guardados en expedientes

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Principios de la Organización de Archivos: Principio de Orden Original 56 • Consulta de Precios del material: • Presupuestos (Presentados por empresas que ofrezcan el material) • Solicitud de la compra del material: • Requisición de compra (Formato de solicitud y aprobación de compra que sirve para comenzar el proceso de aprobación del trámite de compra y la elaboración del cheque para el pago al proveedor) • Entrega del material requerido por parte del proveedor: • Firma y sello de la Factura (Documento que se firma y sella en la oficina donde se solicitó el material como prueba de la recepción del mismo) • Voucher de cheque: • Copia voucher de cheque (Documento administrativo que sirve de soporte y/o prueba de la elaboración y entrega de un cheque a un proveedor) • Factura (Entregada por el proveedor a la empresa que adquiere el material)

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Principios de la Organización de Archivos: Principio de Orden Original 57 Curriculum del empleado Solicitud de contratación Evaluación de credenciales Aprobación de la contratación (Acta) Contrato por tiempo determinado Retiro por término de contrato Renovación del contrato

Summary: Relacionado con

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