Breve introducción al proceso de desarrollo en Excel b01 - intro

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parte 1: Introducción a las macros

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Introducción a las macros Con las macros lo que buscamos es automatizar ciertas tareas, y ojalá fusionarlas de modo que ahorremos tiempo y esfuerzo. Esto es útil, sobre todo, en tareas repetitivas y estructuradas, en libros complicados y extensos. Las macros son un grupo de instrucciones programadas bajo entorno VBA, cuya tarea principal es la automatización de tareas repetitivas y la resolución de cálculos complejos. El lenguaje VBA es un lenguaje de programación basado en el visual Basic, pero que está enfocado en la realización de programas sobre herramientas como Excel, Word y otros programas.

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Creación de una macro Las macros se pueden crear en forma automática o manual. La más sencilla es la automática, pues Excel posee un grabador de Macros. El grabador de Macros graba ciertas acciones que deseamos automatizar. El grabador las traduce en instrucciones en VBA, las cuales podríamos modificar después con algunos conocimientos de programación.

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Ejemplo 1 Tenemos una hoja de Excel (archivo Macros.xlsx) con muchas tablas y tenemos que dar un formato específico a los encabezados de dichas tablas. Los encabezados deben quedar en negrita, tamaño de fuente 14, fuente a Arial, color de relleno Canela fondo 2, y borde inferior y borde superior. Crear una macro para dar formato a los encabezados.

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Ejemplo – Solución Para no tener que dar el formato uno por uno, entonces vamos a la celda B2 y vamos a grabar una macro. Para grabar una macro solo debemos ir a la pestaña Vista y en el submenú Macros, seleccionar la opción Grabar macro. Vamos a llamar a nuestra macro, Encabezados_de_tabla. Entonces, en la pestaña Inicio, damos clic en negrita. Además, vamos a aumentar el tamaño del texto a 14, a cambiar la fuente a Arial, vamos a dar un color de relleno Canela fondo 2, y colocamos borde inferior y borde superior. Ahora vamos a dar clic al botón de detener la grabación.

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Ejecutar una macro Una vez creada una macro, la podremos ejecutar tantas veces queramos. Dependiendo del tipo de macro que sea, podría ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Para ejecutar la macro debemos ir a la pestaña Vista y ahí en Macros, seleccionamos Ver Macros, y nos aparece este cuadro de diálogo Macro, donde tenemos una lista con las macros creadas.

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Ejemplo 2 En la celda B3 vamos a digitar un número, digamos un 10, y en la celda B4, digitamos otro número, digamos un 20. También en B9 digitamos un 40 y en B10 un 50. Vamos a crear una macro que sume dos números. El resultado debe tener el siguiente formato: negrita, con relleno amarillo y tamaño de fuente 12. Ejecute la macro en la celda B11.

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Ejemplo – Solución Primero en la pestaña Vista y en el botón Macros seleccionar Usar referencias relativas. En la celda B5, dar clic en la pestaña Vista, en Macros seleccionar Grabar macro. A esta macro la vamos a llamar Suma_y_formato. Dar clic en Aceptar. Grabar lo siguiente. En la celda B5 digitar igual, con el mouse seleccionar B3, digitar más, y seleccionar B4, y presionar Enter. Dar formato al resultado. Seleccionar otra vez B5 y en la pestaña Inicio elegir negrita, con relleno amarillo y el tamaño de la fuente a 12. Detener la grabación. Ejecutar la macro. Vamos a la celda B11. Dar clic en la pestaña Vista, en Macros seleccionar Ver macros. Elegir la Macro Suma_y_formato, y dar clic en Ejecutar.

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Ejemplo 3 Crear una macro que borre un grupo de celdas.

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Ejemplo – Solución En la pestaña Vista, damos clic en grabar macro. A esta macro la vamos a llamar Borrado y damos clic en Aceptar. Seleccionemos de la celda B3 a la celda B5 y presionamos la tecla Suprimir o Delete de nuestro teclado. Ahora detenemos la grabación.

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Guardar libros con macros Las Macros se pueden almacenar en un tipo de archivo diferente, este es un Libro de Excel habilitado para macros, cuya extensión es .xlsm. Se debe ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como y se selecciona la opción Libro de Excel habilitado para macros. Al abrir el archivo Excel muestra una advertencia de seguridad, porque Excel no conoce la procedencia de las Macros que están en el libro. Algunas macros podrían estar compuestas por código que pueden realizar acciones perjudiciales para el equipo.

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Creación de una macro manualmente Ejemplo: Grabar una macro con el grabador de macros: Ubicarse en la celda A1, dar clic en la pestaña Vista, en macros seleccionar Grabar macro. Darle el nombre de FuenteNegrita, clic en Aceptar y grabar lo siguiente: En la pestaña Inicio, seleccionar negrita como el estilo de la fuente. Detenemos el grabador. Ir a macros otra vez, y en ver macros, en la lista seleccionar la macro FuenteNegrita, dar clic en modificar.

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Creación de una macro manualmente Lo que vemos aquí es la ventana del entorno de Visual Basic. Para crear macros manualmente es necesario tener algunos conocimientos de programación, específicamente de Visual Basic, que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel. La grabadora de macros es muy útil, con la ventaja de que siempre genera un código correcto, pero tiene dos desventajas principales: Genera más código que el necesario. Sólo se pueden hacer macros con instrucciones secuenciales, y sin instrucciones lógicas, como en las funciones lógicas, que pueden tomar decisiones ante ciertos eventos.

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Ficha Programador Se puede instalar en Excel el menú Programador: Menú Archivo -> Opciones -> Personalizar cinta de opciones Seleccionar la casilla Programador.

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Otras formas de ejecutar una macro Barra de herramientas: Ya se mencionó que una macro puede ejecutarse dando clic en la pestaña Vista, botón Macros. Desde el Editor de VBA: puede ejecutar dando clic sobre el código de la macro que desea ejecutar y luego tecleando F5 o dando clic al botón de play (►) en la barra de herramientas.

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Otras formas de ejecutar una macro Teclas rápidas. Cuando se emplea el grabador de macros, existe la opción de emplear una combinación de teclas para luego ejecutar la macro, por ejemplo, Ctrl + J. Desde otra macro. Más adelante en este curso se verá que existe la posibilidad de emplear la instrucción Call, la cual permite ejecutar una macro desde otra macro. Cuando cambia el valor de una celda u otro evento. Más adelante en el curso se estudiarán los eventos (por ejemplo clic, abrir Excel, etc.), los cuales permitirán ejecutar macros.

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Otras formas de ejecutar una macro Desde una forma (como un rectángulo, un círculo, etc.). Después de elaborada la macro, se puede insertar en la hoja una figura geométrica, luego se da clic derecho sobre esa forma y se elige Asignar macro. En la lista se selecciona la macro deseada, da clic en Aceptar y da clic en cualquier celda de la hoja. Para ejecutar la macro solo da clic sobre la forma, la cual funcionaría como un botón.

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Otras formas de ejecutar una macro Desde una botón (control de formulario). Después de elaborada la macro, se puede insertar un botón en la hoja (desde la pestaña Programador, Controles, Insertar, Botón). En la lista se selecciona la macro deseada, da clic en Aceptar y da clic en cualquier celda de la hoja. Para ejecutar la macro solo da clic sobre el botón.

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Otras formas de ejecutar una macro Desde la barra de herramientas. Se crea un ícono en la barra de herramientas y se asigna una macro. Dar clic en Archivo, Opciones, Personalizar cinta de opciones. En la lista derecha se crea una nueva ficha y un nuevo grupo. En la lista izquierda se elige Macros, seleccionar la macro y Agregar.

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Otras formas de ejecutar una macro Desde la barra de acceso rápido. Se puede crear un ícono en la barra de acceso rápido y asignarle una macro. Se da clic en Archivo, Opciones, Barra de herramientas de acceso rápido. En la lista de la izquierda de Comandos disponibles en se elige Macros. Se selecciona una macro y se da clic en Agregar.

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Libro personal de macros Las macros se pueden guardar en un libro de Excel habilitado para macros (.xlsm ) o en el libro personal de macros. La ventaja del libro personal de macros es poder ejecutar una macro en cualquier momento en cualquier libro que se tenga abierto. La desventaja es que las macros del libro personal de macros no “viajan” con los libros de trabajo, por lo que al abrir un archivo, este no va a contener las macros. El libro personal de macros se guarda en la carpeta: C:\Users\nombre\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART

Summary: Breve introducción al proceso de desarrollo en Excel b01 - introducción

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