Manuales y Organigrama

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Manuales de Proyecto Hogar S.R.L.

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Conceptos...

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Los Manuales de la Organización Los Manuales de la Organización son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

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Un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.  En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales. Estos manuales describen las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.  

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Principios Básicos Toda posición de supervisión debe tener asignadas funciones y responsabilidades concretas. Toda Asignación de responsabilidades debe ir acompañada de la correspondiente autoridad para ejercerla. No debe quedar incertidumbre respecto a la definición de autoridad y responsabilidad con relación a todas y cada una de las posiciones de la organización.

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Cada persona que ocupa un puesto en la organización debe recibir órdenes de una única fuente. Toda decisión que se adopte respecto a un integrante de la organización debe ser efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la decisión. Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los niveles jerárquicos.

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Contenido y Presentación de los manuales de la Organización Objeto: Establecer el contenido y la presentación de un manual de organización. El contenido se enuncia en carácter indicativo. Partes Integrantes Contenido: Es una especie de índice; incluirá la enunciación de cada una de las partes componentes del manual y la cantidad de páginas que corresponda a cada una.

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Objetivo del manual: en esta parte se indicará los fines y alcances generales del manual de organización. Por ejemplo se determinará que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización. Jerarquía: Se definirán y establecerán los distintos niveles jerárquicos de los rangos y de los entes de la organización

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Y el ORGANIGRAMA...

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ORGANIGRAMA DEFINICION: Sinopsis o esquema de la organización de una entidad, de una empresa o de una tarea OBJETIVO: a) Organización empresarial b) Áreas de responsabilidad c) Líneas de dependencia d) Decisiones independientes e) Individualización de funciones

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PROCESO DE ORGANIZACION OBJETIVOS DE UNA BUENA ORGANIZACION (Peter Drucker - La Gerencia: Tareas, Responsabilidades y Prácticas - Ed. El Ateneo) TODA BUENA ORGANIZACIÓN DEBE: 1) Permitir el trabajo coordinado, aprovechando al máximo los recursos disponibles. 2) Evitar la fricción y la frustración. 3) Llevar al primer plano sólo los verdaderos problemas, evitando disputas por temas triviales. 4) Permitir el desarrollo y adecuado crecimiento de la empresa.

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PROCESO DE ORGANIZACION AUTORIDAD FRACCIONADA PUEDE SER CONSECUENCIA DEL PROBLEMA DE ORGANIZACION SEÑALADO POR KOONTZ Y O’DONNELL Y QUE GENERA UN NUMERO EXCESIVO DE REUNIONES. SIGNIFICA QUE CIERTAS DECISIONES LAS TOMA UN COMITE PORQUE NADIE TIENE LA AUTORIDAD DE TOMARLAS POR SI MISMO, TRATANDOSE DE DECISIONES QUE PODRIA TOMARLAS UNA PERSONA.

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COMO VENCER LA RESISTENCIA AL CAMBIO Seis tácticas para usarse como agentes de cambio al tratar con la resistencia al mismo: EDUCACION Y COMUNICACION PARTICIPACION FACILITACION NEGOCIACION MANIPULACION

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ORGANIGRAMA El ORGANIGRAMA de la empresa no es la ESTRUCTURA de la organización ESTRUCTURA Define : Patrón de actividades deseadas. Expectativas. Intercambio entre ejecutivos, gerentes, empleados, y clientes.

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ORGANIGRAMA ¿Cuál es el objetivo del ORGANIGRAMA ? Permitir que la empresa funcione. Por lo tanto, es importante que no esté sobredimensionado, impidiendo la toma de decisiones adecuadas y en tiempo.

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ORGANIGRAMA Para que un ORGANIGRAMA sea efectivo debe considerarse: Agregar o reducir personal, no son por sí solas, formas efectivas de reestructurar una empresa. Las personas interactúan y se comunican en forma compleja. El contexto es dinámico.

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ORGANIGRAMA ¿Qué muestra un ORGANIGRAMA? Antes: Buscaba definir: - Quién depende de quién. - A qué se dedica cada uno. Ahora, además: - Trabajo diario con personas de otras empresas. - Colaboración con otras áreas de la empresa. - Necesidad de asumir respuestas globales. - Generación de ideas.

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ORGANIGRAMA ¿Cómo es un ORGANIGRAMA actual? Muestra las interacciones lineales. Incorpora las interacciones: - multifuncionales; - multidimensionales; - multipolares.

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ORGANIGRAMA ¿Cuál es el capital de una empresa? - Humano: conocimientos, destrezas, inventiva y capacidad individual. - Estructural: equipos, bases de datos, estructura organizacional, patentes, marcas, toda la capacidad organizacional y productiva. - Intelectual: cultura y filosofía de la empresa, incluye relaciones con clientes. INTELECTUAL= HUMANO + ESTRUCTURAL

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ORGANIGRAMA Desafíos de las ESTRUCTURAS del futuro Las nuevas opciones estratégicas requieren interacción con otras organizaciones en busca de la especialización. La especialización debe complementarse con actividades, actitudes y decisiones multidisciplinarias. Los cargos y puestos tienden a ser cada vez más difusos y menos duraderos. La coordinación de actividades debe ser simple y sencilla, la cadena de mandos corta y simple, para permitir aplicar nuevas ideas de modo rápido y eficiente.

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Realizado por: Nicolás Rodríguez Fernando Tomassi Mariela Yeri Gissele Clotet

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