SISTEMA INTEGRADO DE CONTROL DE ESTUDIO - SICE 3.0 -

¿Qué es SICE? Software para soportar la gestión de Control de Estudio de las Instituciones de Educación Superior Consta de una serie de programas de alta Tecnología  en fuente abierta (Open Source: (PHP, Apache, HTML, JavaScript, SQL) Trabaja con el Sistema Operativo Windows con mejor tiempo de respuesta en ambiente Linux Está constituido por una base de datos centralizada de información la cual puede accederse desde cada núcleo o desde la sede central. 

Red SICE El acceso puede realizarse vía Intranet de la Institución (red privada sin acceso al público) o a través de Internet con mecanismo de control y seguridad.

Características generales Software con base de datos centralizada la cual puede ser accedida vía Internet o Intranet desde la sede principal de su Institución, desde cada Núcleo, desde las oficinas u hogares de los docentes y estudiantes (SICE Docente y SICE Estudiante respectivamente). Envío de mensajes de texto a celulares de los estudiantes (opcional) sobre notas, fechas de inscripción u otra información importante. Basado en el Reglamento Universitario de la UNESR incorporado dentro de SICE.

Características generales Módulo de preinscripciones el cual permite formular las ofertas académicas de manera automática en base a la demanda de cursos por parte de los estudiantes. Creación de la Oferta Académica automatizada (Modelo Matemático) tomando en cuenta los ambientes, docentes (disponibilidades y cursos), pensum de estudios y la demanda de cursos (pre-inscripciones). Emisión de carnets de estudiantes totalmente automatizado. Toda la documentación y tutorías de entrenamiento están en línea pudiéndose imprimir cuando el usuario lo desee.

Características generales Sistema de seguridad confiable en base a sesiones y algoritmos anti-piratería, el cual se acopla muy bien a los equipos cortafuegos y otros mecanismos de seguridad existentes en su Institución. Sistema de auditoria para detectar funciones realizadas por cualquier usuario SICE. Sistema bajo Internet sobre reclamos en forma organizada (Tickets)

Módulos Módulos Módulos Integrantes de SICE SICE Estudiante SICE Docente SICE Administrativo Carga Masiva Conversión de Datos SICE Central

Estudiantes: Datos Básicos Datos sobre otros contactos y de trabajo Datos socio económicos del Estudiante y Familiares Datos Académicos Idiomas Horarios de Clase Búsqueda simples y avanzadas de estudiantes Cambios de Carreras y Menciones Reincorporaciones Cambios de cédula de identidad Asignar Tutor Procesos Académicos Electivas Abiertas Módulo Central Funciones de SICE 3.0

Nuevos Ingresos: Autorizaciones Consejo Directivo (Vía de Excepción) Actualizaciones Envío electrónico a Secretaria de la UNESR Listado de apoyo Aprobaciones CNU Vista Preliminar del CD Carga automática en SICE Búsquedas Sencillas (cédula, nombres, apellidos) Avanzadas (reuniones , fechas) Módulo Central Funciones de SICE 3.0

Cursos: Todos los cursos de la Institución Cursos Compartidos Pensum o planes de estudio con sus respectivos ciclos o semestres Planes de estudio por Estructuras Organizativas Ofertas Académicas por período Automáticas a través de Modelo matemático Manuales: Dpto. Académico ingresa las ofertas Publicación de Ofertas Académicas Prelaciones de cursos Aulas especiales por curso Matrices sobre Criterios de Graduación Módulo Central Funciones de SICE 3.0

Profesores de la Institución: Datos Básicos Datos sobre: Dedicación Categoría Becarios Comisión en Servicio Estatus (Ejemplo Jubilados) Credenciales o datos académicos Cambios de cédula de identidad Cursos que dicta Disponibilidad del docente Búsqueda de Profesores Módulo Central Funciones de SICE 3.0

Proceso de Inscripciones, modificaciones y retiros vía Internet: Control administrativo de pagos Control de prelaciones Ofertas Académicas por Estudiante Compartir Oferta Académica Posibilidad de eliminar Ofertas Académicas de aquellos cursos que no cumplan con el mínimo requisito Orden de inscripción por diferentes prioridades: A) Convencionales: Posibles graduandos, empleados, dos últimos dígitos de cédula de identidad Cantidad de Unidades/Créditos aprobadas (UNESR) Promedios o índice académico B) Distribución estándar de acuerdo a parámetros establecidos (distribución uniforme). Módulo Central Funciones de SICE 3.0

Control de Graduandos y Egresados: Posibles Graduandos Graduandos Egresados Reportes de apoyo Módulo Central Funciones de SICE 3.0

Notas en Control de Estudio Actualización de Notas Finales y Recuperación Certificación de Notas Finales y Recuperación Módulo Central Funciones de SICE 3.0

Emisión de Constancias y Certificaciones nacionales e internacionales Constancia de Inscripción Constancia Titulo Constancia Notas Constancia de Estudio Constancia de Desincorporación Constancia Buena Conducta Constancia de Retiro Constancia Inicio/Culminación Constancias Notas en Fondo Negro Constancia Trabajo Especial de Grado Constancia Promoción y Rango Constancia Acta de Grado Constancia Equivalencias Constancia Acta de Culminación Constancia Acreditación Constancia Pensum Módulo Central Funciones de SICE 3.0

Reportes sobre: Cursos Docentes Graduaciones Planta Física Administración Estudiantes Graduandos, posibles graduandos y egresados Archivos Resultados Preinscripción Modelo Matemático Reportes en producción para ser ejecutados por el departamento de Informática: Certificaciones y constancias en lote Cursos estudiantes por estatus Docentes Usuarios Muchos más Módulo Central Funciones de SICE 3.0

Sección de Administración: Control de pagos de Estudiantes relacionado con todos los conceptos manejados por la Institución. Reportes de apoyo Consulta de Depósitos Bancarios Módulo Central Funciones de SICE 3.0

Archivos: Control de expedientes físicos de los documentos de cada estudiante a nivel nacional. Ingresos y Egresos Impresión de Etiquetas Módulo Central Funciones de SICE 3.0

Control de Equivalencias y acreditaciones Actualización de matrices de procesos Académicos (equivalencias, acreditaciones, etc.) por Institutos Registro de estudiantes en procesos académicos en tablas o archivos auxiliares Registro de pagos en procesos académicos Diversos tipos de reportes Transferencia automática de la información a SICE Central una vez aprobado el proceso por las autoridades competentes Módulo Central: Procesos Académicos Funciones de SICE 3.0

Software para el manejo de fotografías e impresión de carnets. Interfaz con cámaras digitales para la toma de fotografías Códigos de barra en el carnet Diseños en impresoras de PVC Módulo Central: Carnetización Funciones de SICE 3.0

Control automatizado y organizado de quejas o reclamos de estudiantes (tickets) Historia de los casos con respuesta en ambos sentidos Distribución de casos por analista Taller de dos días sobre Valores Humanos y atención eficiente a los estudiantes Módulo Central: Escritorio de Ayuda Funciones de SICE 3.0

Indicadores de Gestión Gráficos y reportes para la ayuda a la toma de decisiones de las Autoridades Universitarias y otras personas encargadas de las mismas Distribuciones de Notas, Estudiantes, Profesores por sexo y otras Estudiantes de Alto y Bajo rendimiento Gráficos de eficiencia Cuadros comparativos. Módulo Central: Funciones de SICE 3.0

Módulo Central (Cont...) Otras Funciones SICE: Calendario Académico Fechas No laborables Institución: Actualización de Núcleos, Carreras y Menciones Actualización de Planta Física Seguridad: Identificación de Usuarios y Contraseñas Perfiles por funciones Configuración del sistema Reglamento de la Institución incorporado Auditoria de todas las transacciones realizadas por los usuarios a nivel nacional Ayuda o Manual del usuario en línea para consulta y rápido aprendizaje Funciones de SICE 3.0

Permite al Docente: Actualizar sus datos básicos personales y académicos Actualizar sus Cursos y disponibilidades Cambios de contraseñas y/o preguntas y respuestas de seguridad. Publicar las Notas o Calificaciones de los Estudiantes en todas sus asignaciones y exámenes Enviar Notas Definitivas a Control de Estudio electrónicamente Horario de sus cursos Calendario académico Sistema de Tickets para reclamos o sugerencias Disponer de Mecanismos de Seguridad para su acceso Módulo del Docente Funciones de SICE 3.0

Permite al Estudiante: Actualización de sus datos personales: Datos Básicos y otros contactos Datos socio-económicos estudiantes y familiares Datos académicos Idiomas Cambio de contraseña Visualizar su Oferta Académica y Pensum de Estudio. Visualizar electrónicamente las calificaciones de sus asignaciones, tareas y exámenes. Visualizar electrónicamente las notas que reposan en control de estudio. Módulo del Estudiante Funciones de SICE 3.0

Visualizar su horario de clases Preinscripciones, inscripciones, modificaciones y Retiros con mecanismos de Seguridad vía Internet Envío de reclamos o sugerencias a través de tickets a control de estudio. Historial de reclamos. Ubicación de un Profesor dentro del Recinto Universitario Asignación de Mención dentro de una misma carrera (opcional) SICE le indica al estudiante si es un posible Graduando. Módulo del Estudiante (cont...) Funciones de SICE 3.0

Generación de comprobantes contables de los diversos conceptos de pagos de estudiantes Integración con la base de datos SICE – Central con validaciones al instante Registro de pagos de todos los conceptos de ingreso de la Institución Conciliación bancaria por cuenta y banco Módulo SICE Administrativo Funciones de SICE 3.0

Reportes Contables Cuentas de Ingreso Cuentas de Efectivo en Banco Cuentas Por Cobrar Detalles Comprobantes Contables Generados Detalles por Banco Detalles por Concepto Detalles por Convenio o núcleo Detalles de Pago por estudiante Módulo SICE Administrativo - continuación Funciones de SICE 3.0 Resumen Banco Resumen Concepto Resumen Por Banco y Concepto Resumen por Convenio o núcleo Pagos recibidos con diferencias de arancel Movimientos no Conciliados Movimientos Conciliados por Bancos Validación Depósitos VS Cuentas Contables 

 Reportes para Planificación Financiera Estudiantes por Sección Ofertas Académica Relación de estudiantes Inscritos Proyección por Convenio o núcleos Módulo SICE Administrativo - continuación Funciones de SICE 3.0

Búsqueda de pagos Actualización de tablas del sistema Auditoría Seguridad Ayuda en línea Módulo SICE Administrativo - continuación Funciones de SICE 3.0 Gráficos de indicadores Financieros Ingresos por Concepto Ingresos por Convenio Ingresos por Convenio y Concepto Ingresos por Banco Ingresos por Banco y Cuenta Ingresos por Banco y Concepto Ingresos Proyectados Ingresos por Mes

Interfaz Sistema Contable Exportación de comprobantes contables al sistema de contabilidad de la Institución Actualmente implantado interfaz con SAINT© - Contabilidad Puede ser adaptado a cualquier otro sistema Soporte de los comprobantes contables generados Se generan comprobantes resúmenes SICE – Administrativo como auxiliar de contabilidad. Funciones de SICE 3.0 Módulo SICE Administrativo - continuación

Permite actualizar los datos de los estudiantes, docentes y planta física de la Institución Transferencia de datos de la Institución a SICE Central en formatos pre-establecidos Genera una base de datos “Access” la cual posteriormente actualiza SICE Central Existen formas pre-impresas para el llenado de los datos Capacidad de Vacorp de realizar conversión de datos desde su sistema actual Funciones de SICE 3.0 Módulo: Carga Masiva y Conversión de Datos

Identificación de usuarios con sus claves de acceso al estilo cajeros bancarios Tres Preguntas especiales para verificar su autenticidad Concepto de Perfiles, ejemplo Profesor, para acceder a ciertas pantallas y funciones Mecanismo de control internos de SICE para detectar si un usuario intenta violar los mecanismo establecidos, sacándole automáticamente del sistema Traza de Auditoria de las transacciones más importantes del sistema. Se registra: Fecha Hora Usuario Computador Tarea realizada Valor anterior y valor modificado de la información  Seguridad de SICE 3.0

Seguridad de acceso a la Base de Datos, con mecanismos de control establecidos por el fabricante Adaptación de SICE a los mecanismos de seguridad establecidos por la Institución: SSL o llaves de seguridad FireWall ó dispositivos colocados antes del servidor Control de Acceso a la red Intranet o circuitos privados no accesibles a través de Internet Seguridad de SICE 3.0

Adiestramiento Sesiones teóricas y prácticas para : Todos los estudiantes de la institución Personal Administrativo Personal Docente Videos preparados. CD´s de respaldo Instructores de práctica y de teoría Ayuda en línea

Beneficios Estudiantes y docentes pueden acceder vía Intranet (Institución) o Internet (desde su casa) la información cursos, notas, inscripciones y otros. Notas en Control de Estudio electrónica y más rápidamente Inscripciones automatizadas Emisión de Constancias al instante Diversos Indicadores de Gestión: Control de la eficiencia de la Institución, Docentes y Estudiantes Mecanismo de seguridad de acceso y Archivo de Auditoría de las transacciones efectuadas en el sistema de control de estudio Ofertas Académicas creadas automáticamente (Modelo matemático) con reportes de apoyo para negociación con docentes. Mensajería de Texto vía celular. Minimización de colas

Beneficios Extensas validaciones Información más robusta Base de datos centralizada Control de Graduandos y Egresados Diversos Reportes y Consultas Adiestramiento a todo el personal Control de reclamos automatizados Un año de soporte técnico

Otros Productos Vacorp SEMCEL – Servicio de Mensajería de Texto a Celulares: Interfaz con SICE para envío de: Notas parciales y finales a los estudiantes Notificación de períodos de preinscripciones e inscripciones a los estudiantes Invitación a Reuniones Felicitaciones por cumpleaños Mensajes manuales, automáticos y programados Directorios con grupos o listas de distribución Estados de cuenta en línea Prepago con vencimiento en 90 días Para mayor información visite: www.semcel.net

Otros Productos Vacorp Mimio: convierte una pizarra acrílica de marcadores en un pizarra electrónica ORBI: Organizador de Bibliotecas: control de préstamos de publicaciones y otros recurso bibliotecarios .

Otros Productos Vacorp En desarrollo: SAI: Sistema Administrativo Integral Recursos Humanos Presupuesto Contabilidad SOFIDIG: Su oficina Digital: flujo de correspondencias (Workflow), procesos y procedimientos corporativos digitalizados, envío y recepción de faxes, bloc de notas, directorios, correo electrónico, procesador de palabras, agenda electrónica, asignación de actividades, reuniones, notas informales, seguridad, diccionarios, envió de mensajes y otros)

Próximos Pasos Aprobación propuesta comercial por parte de las autoridades de su Institución Instalación de SICE 3.0 Nombramiento de Punto focal por parte de la Institución Creación proyecto “implantación SICE 3.0”. Equipamiento, de ser necesario. Conversión de datos. Pruebas Adiestramiento Puesta en marcha de SICE Tiempo estimado de arranque: depende de la conversión de datos.

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SICE - Móvil El UNESR posee un régimen especial de clases en los sitios de trabajo Vacorp C.A, construirá un módulo especial denominado “SICE Móvil” SICE – Móvil permitirá realizar las inscripciones en estos lugares a través computadoras portátiles (laptops) dedicados para tal fin. Este nuevo módulo “SICE Móvil”, dispondrá de controles especiales para evitar actualizaciones de los datos mientras ocurre el proceso de inscripción y contendrá toda la información necesaria para realizar dicho proceso (datos del estudiante, cursos, ofertas académicas, cursos aprobados, prelaciones, etc.). Al finalizar la inscripción, el nuevo módulo poseerá una función para pasar los datos de las inscripciones a la base de datos centralizada.