ECM/GED com Certificação Digital Diretor: Pedro Carlos Carmona Gallego Analista: Edson Becker Sistema FIEP - DTGI

ECM / GED com Certificação Digital O QUE PRETENDEMOS: Nosso objetivo é melhorar a gestão da informação não-estruturada, com gradativa migração dos documentos em papel para o meio eletrônico, garantindo a acessibilidade e a eficácia probatória desses documentos

ECM / GED com Certificação Digital POR QUE MELHORAR: Pontos críticos da situação atual Lentidão no processo de localização e acesso aos documentos; Elevado número de cópias/impressão de informações que já nascem eletrônicas; Falta de controle do fluxo da informação e do “ciclo de vida” deste documento; Documentos de importância vital sem um plano anti-sinistro, sem políticas de retenção e políticas de descarte; Armazenamento de toneladas de informação em áreas “nobres” e em depósitos pagos;

ECM / GED com Certificação Digital ALGUMAS IMAGENS DA SITUAÇÃO ATUAL ALGUNS NÚMEROS DA SITUAÇÃO ATUAL – Sede Papel A4 reciclado e não-reciclado por mês = 260 resmas = 130.000 folhas Fotocópias por mês = 60.000 cópias

ECM / GED com Certificação Digital O QUE É NECESSÁRIO: Gestão documental eficiente, baseada em políticas pré-definidas; Armazenar os documentos eletrônicos, com segurança, para evitar extravios e perdas; Garantir a autenticidade, integridade e o não-repúdio das informações eletrônicas do Sistema FIEP Aumentar a velocidade e a precisão na localização de documentos; Reduzir a quantidade de documentos em papel;

ECM / GED com Certificação Digital QUAL A SOLUÇÃO: Gerenciar as informações não-estruturadas da empresa, onde quer que tais informações se encontrem e de onde desejarmos acessar; Com ilimitadas possibilidades para indexação de documentos, o que facilitará e agilizará o acesso à informação; Permitindo assinar digitalmente os documentos, para que tenham eficácia probatória; Deverá manter a integridade dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (5 anos, 10 anos, 20 anos ou para sempre), através de políticas internas;

ECM / GED com Certificação Digital Com uma gestão eficiente, a tendência de gerarmos documentos em papel diminuirá e portanto haverá a otimização do uso dos espaços físicos usados como depósitos; Resumindo, a solução é criarmos e gerenciarmos uma estrutura com um conjunto de tecnologias que possam promover a organização da informação não-estruturada (+ - 80% da informação existente); ECM / GED 1 - Captação 2 - Armazenamento 3 - Gerenciamento 4 - Distribuição 5 - Preservação

ECM / GED com Certificação Digital ONDE E QUEM EXECUTARÁ O PROJETO A DTGI assume a gestão do projeto e um consultor externo fará as recomendações e os treinamentos necessários; Um comitê (DAC/Contabilidade/Jurídico e DTGI) foi formado para ser a equipe de trabalho e acompanhamento; Será definido um ambiente próprio para a captação das informações. Os recursos humanos necessários (5 pessoas) poderão ser pessoas com necessidades especiais que serão devidamente capacitadas. Serão adquiridos software e hardware necessários para o projeto; Disseminação do conhecimento e conscientização dos envolvidos será feita pelo gestor do projeto (vídeo e tele conferência)

ECM / GED com Certificação Digital COMO FAREMOS: Etapas do projeto Sensibilização, Pesquisas e Definições 1.A - Internalização de conhecimentos 1.B - Definições para início do projeto Gestão, Organização e Classificação dos documentos 2.A – Gestão Documental 2.B – Segurança Jurídica 2.C – Infra-estrutura Primeira implantação 3.A – Digitalização, Controle de qualidade e indexação Avaliação e ajustes da solução 4.A – Correções da primeira implantação Expansão gradativa para demais setores

ECM / GED com Certificação Digital O QUE JÁ ACONTECEU... E PRÓXIMOS PASSOS Nov/2007 - Palestra sobre o assunto Dez/2007 - Projeto aprovado pela REDIR Fev/2008 - Diretoria autoriza o início do projeto Fec/2008 – Definida as etapas do projeto Mar/2008 - Definido Sponsor – Dpto. Piloto – Equipe de trabalho e autorizado a contratação de um consultor Mar/2008 - Gestor do projeto - capacitação sobre ECM/GED Abr/2008 - Apresentação do projeto para equipe de trabalho Ago/2008 - Processo de contratação do consultor é impugnado Set/2008 - Gestor do projeto - capacitação sobre ECM/GED Set/2008 - Processo de contratação do consultor é realizado Out/2008 - Nova apresentação para REDIR Próximo passo: Início efetivo do projeto