Quelles sont les méthodes de Pros pour réussir votre participation à un salon ou à un événement ?

Avant d’investir… Les différents types de salons : Professionnels, particuliers, spécialisés/généralistes… Se rendre sur le salon en tant que visiteur Voir la liste des exposants Concurrents ? Fournisseurs / Partenaires / … : les contacter Obtenir des chiffres sur le visitorat Vos prospects ? Combien sont ils ? Combien vous en faut t’il ?

Analyser le trafic Internet d’un salon… Google Ad Planner (https://www.google.com/adplanner) Valable uniquement s’il y a des publicités Adsense… Les Backlinks (Yahoo site Explorer) Alexa.com : le rang Une requête au sens stricte « nom du salon » et noter le nb de requêtes …

Participer à un salon, mais pourquoi ? Se fixer un objectif précis, et comparer par rapport à N-1 : Faire des ventes ? Recruter des prospects ? Faire du lobbying ? Faire une annonce ? Recruter des prescripteurs ? Faire venir vos clients ? Attirer des distributeurs ? … Cela déterminera votre stratégie… mais attention - 1 an pour préparer un gros salons (SME, SDE…) - 3 mois pour les salons classiques (DEVcom… ) - 1 mois mini pour les Journées Portes Ouvertes / TDF.

Cas des salons « obligatoires » pour l’image… Parce que les concurrents sont là Parce que c’est un fournisseur important Parce que c’est pas cher (offre dernière minute) Parce que vous pouvez être présent via une conférence …

Avant le salon… La Check List avant le salon : Ecrire tout ce qui doit être fait et lister ce qu’il faut pour cela Préparer un planning de présence, de déjeuner… Plus il y a d’intervenants, plus c’est compliqué ! Rassembler tous les éléments dans des (GROS) cartons pour ne rien oublier Et penser à la logistique à la place des autres : les déjeunes, les photocopies, le dépannage, les fournitures de secours… et le champagne pour la fin du salon ! Le jour du Montage Aller tôt… mais pas trop… et prévoir des allers et retours Peaufiner le matin du salon en arrivant plus tôt !

Travailler l’accueil… Votre stand doit être ouvert et accueillant OUVRIR LE STAND : faire de l’espace et inviter à rentrer Ecran PC tournés vers l’extérieur Ne pas faire une barrière en vous tenant devant le stand La PLV doit être accessible sans qu’on vous la demande (les gens sont timides !) … Faites une maquette… attention aux plans et à la réalité Valoriser votre image Couleurs liés à votre charte graphique Meubles, pourquoi pas de l’Ikea, mais pas dépareillé ! …

Le Multimédia Ecran TV Un simple écran Plan + un PC Démonstration avec un micr-casque Récepteur HF + PC + des piles de rechange !! Sièges pour les spectateurs Pour regarder… et pour se reposer ! Animer ses animations : Prévoir deux intervenants qui se relaient Faire des démos même quand il n’y a personne Projeter un film quand on ne peut rien faire Mais ne pas faire des démo 1 to 1 à l’écran… mais prendre des cas concrets pour personnaliser la démo

L’aménagement Exemple de Check List Aménagement 1 Accueil : docs, présentoirs, urne… 2 Fauteuils hauts (si PC) 1 Table et 2 chaises basses pour les RDV 1 Présentoir pour les plaquettes 2 Porte-documentations pour les meubles 1 support de doc en plexi sur les meubles 2 Affiches (au minimum une impression A3) Des Goodies grand nombre si salon Pro PLV : boires géantes (100 €), kakémono (500 €)… Et dans certains salons : gâteaux, café, thé… et alcool !

La mise en avant par le salon Qu’est-ce que propose le salon ? Affichage aux alentours Distribution de PLV Goodies remis dans un sac à la sortie … Mais attention, tout n’est pas permis et tout à un prix !

La visibilité du stand L’emplacement : obtenir le plan et réserver la bonne place… sinon il faudra attirer ! OK : Près de l’entrée, près de la sortie des conférences, près des WC/Café/Restaurant, à côté de votre concurrent (Challenger) KO : à côté de votre concurrent (leader), au fond du salon, dans une zone froide ou peu attractive… La visibilité du stand : A 3 mètre, que voient les passants ? Vous avez 7 secondes maxi ! Les messages doivent être EVIDENTS : Bénéfices, USP, ciblage… Mettre les promotions en avant Il est essentiel de réfléchir à l’aménagement… Mieux vaut un petit stand bien réfléchi qu’un grand stand peu attirant…

Prévoir l’imprévu… Préparer un Kit d’Urgence: Multiprise Crayons Papier blanc Imprimante Scotch (double place) Patafix PC de secours Brochures Bonbons menthés … Imprimer un document récap remis aux participants pour leur rappeler l’essentiel…

Avant le salon… Inviter ses Contacts : Faire le tour de ses fichiers Prospects pour les convaincre Inviter ses Prescripteurs Inviter les journalistes régionaux ou de son secteur d’activité Inviter ses clients… une fausse bonne idée ? Communiquer et en faire un évènement ! Le lancement d’un produit ou d’une offre spéciale Faire un communiqué de presse

Avant le salon… Mettre en place un programme d’animation : J – 3 mois Prévenir ses commerciaux, préparer le recrutement… J – 2 mois : Mailing avec l’invitation + Remise de la main à la main J – 1 mois : Emailing + Faxing + Phoning sur cœur de Message sur les emails de service, devis… Répondeur téléphonique & Site internet J-1 à 17h : Email avec le plan Jour J à 8h : SMS avec relance et rappel actualité

Moins de papier… mais du qualitatif : Kit de Presse Invitations originales Du numérique pour plus d’interactivité : CD-Rom : films, démos Flash… Widgets Plaquettes PDF Réalité virtuelle Le mailing papier pour annoncer un salon…

La Pub sur Web Capitaliser sur vos communautés Relai sur vos contacts : Facebook, Twitter Proposer un parrainage ou de l’affiliation (ex: Amiando) Forums & communautés spécialisées et les y ASSOCIER ! Utiliser les outils de Promotions viraux Créer un évènement sur Facebook, Viadeo, Linkedin… Faire du Teasing : vidéo, livre blanc… Publier de l’info en temps réel (Foursquare, Tweets…) Tribunes d’experts : Journaldunet.com, Blogs… Faire de la publicité Sur le site de l’évènement : Bannière, sponsoring de newsletter, logo… Sponsoring de l’évènement (Trophées Action Commerciale) Google Adwords

Se faire connaitre sur le salon Vos outils Marketing Le GRAND sac / le sac Solide Cartes de visites Catalogues & mini catalogues Flyers Promo Plaquettes Crayons Autocollants Cartes postales …

La conférence Pour attirer les prospects Ne pas avoir un discours commercial Préparer une intervention de qualité Préparer les contre-arguments concurrence …. Proposer une promo, un guide… Filmer pour une réexploitation : slideshare, youtube…

Attirer via ses Promos Les Promos Salon sont indispensables : Avoir du Stock… Faire plus intéressant que les promo régulières Mais demander un achat immédiat (48h) Offrir des Bonus Promo Flash dans la journée / clôture …

Pendant le salon… Qualifier la nature du prospect Froid / Chaud / Tiède Lui accorder le temps selon sa catégorie : Froid : ne pas perdre de temps (Cd-rom, plaquette…) Chaud : analyser ses besoins… et prendre RDV ! Saisir les informations dans votre CRM Préparer la qualification Préparer la relance le plus tôt possible Eviter les ressaisies : Iriscan iPhone Scan Contacts

La formation des équipes Où sont concurrents et comment les contrer Le Pitch, l’USP, les Promos, les produits… La tenue recommandée Collective cravate de couleur & chemise blanche Tshirt aux couleurs de l’entreprise (ex: Dolist) Individuelle Le code de bonne conduite : Ne pas manger sur le stand Ne pas téléphoner Se relayer pour aller déjeuner L’apparence compte ! Ne pas discuter entre vous Ne pas surfer sur le Web ou travailler… vous êtes là pour bosser !

Les bons réflexes Ne pas attendre le client… aller le chercher Le regard Les timides … Attirer sans repousser : Le positif : Bonjour ! Vous connaissez nos produits ? … Le négatif : Je peux vous aider ? Vous voulez des informations ? … Aller vers le prospect… et sourire… et s’amuser !

Sur les autres stands Partenariat avec les autres exposants Déposer de la doc Organiser un concours commun Organiser des conférence en dehors … Un espace ACT! Dans un salon Ciel

Le jeu-concours Attirer des prospects : Offrir des cadeaux liés à votre produit Récupérer des informations : emails, tél… Qualifier un besoin lors du questionnaire Proposer un rappel Offrir un diagnostic … Mais ne pas attirer des joueurs ! Ne pas proposer vos produits… ni des cadeaux plaisirs… sauf si votre objectif est de maximiser le nombre de participants !

Les VIP et la presse Proposer un espace VIP En Teasing our inciter à venir sur votre salon Rencontre avec la direction Négociation Présentation en avant première aux journalistes Proposer une conférence … Pour discuter tranquillement sans être dérangé Proposer un post évènement VIP Déjeuner / soirée

Après le salon Le travail ne fait que commencer ! Travailler son fichier prospect le plus tôt possible Prolongation Promos Salon Démonstrations … Acheter le fichier de l’évènement Sponsoriser les bases d’emails Faire un communiqué de presse Utiliser son CRM pour suivre ses leads ! Nb de devis / Factures Nb de contacts / avancement de l’affaire

Comment Organiser et réussir sa Journée Portes Ouvertes ?

Se donner les moyens Un Lieu Flêchez l’endroit… attention aux coordonnées GPS ! Choisissez toujours un lieu accessible plutôt que prestigieux ou difficilement accessible (centre ville) Attention aux places de Parking Prévoyez PC + Vidéo projecteur + Micro Un contenu Conférence, présentation, table ronde Un Bonus : Dégustation de vins, animation… Ne négligez pas la nourriture… ni le petit cadeau Bonus Un horaire adapté Tôt le matin, tard le soir… Pas les mercredis et vendredis (ni les vacances !) Prevenir en avance… et relancer ! Tenir un fichier à jour… pour prévoir la logistique !

Planning prévisionnel 8h30 : Accueil avec café et viennoiseries 9h15 : début réel de la matinée (9h sera annoncé dans le programme) avec le sommaire de la matinée, la présentation des intervenants… 9h20 : début de la présentation (avec 2 personnes pour plus de dynamisme) 10h20: fin de la première intervention (séance de questions/réponses et éventuellement interventions de vos partenaires) et pause de 15 minutes. 10h35 : Deuxième intervention. 11h35 : Conclusion de la matinée. 11h40 : Animation. 12h15 : Cocktail de clôture. 13h30 : Fin de la matinée de démonstration.

Budget Matériel à utiliser pour 1 présentateur et 2 démonstrateurs : 1 console de mixage (entrée de gamme), 2 enceintes sur pied, 2 micros sans fil et & micro-cravate (ou micros sur pied), 1 écran (2,25m sur 3), 1 vidéo-projecteur (1024 x 768 mini), 1 zapette pour PC (pour passer les slides sans toucher au PC), 1 appareil photo numérique En option : un pupitre (pratique pour poser ses notes ou pour les personnes peu habituées à parler en public) et une urne pour un jeu-concours. Le budget : Location de la salle (1000 à 1500 €), nuit d’hôtel (70 € mini), train/avion (100 €), taxi (45 €), goodies clients (2 € x personnes, par exemple un bloc et un stylo), un beau cadeau avec tirage au sort…

Le temps des clients est précieux… Capitaliser sur son salon pour l’exploiter à 100% Utiliser le salon comme catalyseur Témoignages clients Web TV Evènementiel Apporter de la valeur ajoutée : conférences… Changer le format de sa Journée Porte Ouverte Petit déjeuners, déjeuners… Speed Meeting Ateliers …

Mutualiser les Coûts Participer en partenaire à d’autres évènements Tour de France Sous locations d’espaces … Organiser en commun des évènements Thématiques, régionaux, ville… Avec ses concurrents, mais avec des règles

Salons Virtuels Les plus : Toutes l’année Présence virtuelle Richesse du contenu Les moins Génération de trafic Manque de communication C’est de la « Distribution de flyers »

Le Web Séminaire La JPO virtuelle, un nouvel outil : Economiser (paiement à la minute, au forfait…) Enregistrer le déroulé Pas de limite de place Rapidité de mise en oeuvre Maximiser les présences Mais qui a ses limites Taux de désinscription Qualité de diffusion Peu d’interactivité et de relationnel De nombreux prestataires : Webex, Genesys, Acrobat…

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