PROCESO DE COMPRAS

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Departamento de Compras

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Departamento de Compras: Es el departamento encargado de abastecer a las demás áreas de la organización. Responsabilidades del departamento Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de abastecimiento Entrevistar a los proveedores Cotizar los precios Seleccionar al proveedor Negociar Obrar de acuerdo a las políticas gubernamentales

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Organigrama

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Descripción de puestos Gerente de Compras: Es responsable de procurar y adquirir oportunamente a nombre de la empresa. Comprador: Es responsable de adquirir los materiales y refacciones que le sean asignados, a los mejores precios y condiciones de calidad. Activador: Logra que todos los pedidos, sean embarcados en la fecha y condiciones establecidas a través de la labor de seguimiento.

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Proceso de compras Es un conjunto de etapas por las que pasa el consumidor para adquirir un producto/servicio y satisfacer una necesidad. Consta de las siguientes etapas.

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1ra. Etapa: Determinación de la existencia de una necesidad. En esta etapa el comprador reconoce la necesidad de comprar un producto; esta necesidad puede ser ocasionada por estímulos externos o internos.

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2da. Etapa: Precisar el tipo de artículo y la cantidad que se necesita. Aquí se especifican tanto la descripción del artículo como el número adecuado en que satisface nuestras necesidades por medio de una requisición de compra.

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3ra. Etapa: Selección de posibles fuentes de abastecimiento. Es cuando se realiza la búsqueda de alternativas; ya sea con amigos, en directorios, folletos o recomendaciones.

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4ta. Etapa: Análisis de alternativas y realización del pedido. Una vez que se tienen varias alternativas a la mano, se piden las cotizaciones; para que al tener todos los aspectos listos, se proceda a analizarlas. Después de que el departamento de compras ha realizado este análisis y ha elegido al mejor proveedor, se procede a realizar la orden de compra.

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5ta. Etapa: Seguimiento de la orden. Después de realizar el pedido, se lleva a cabo un seguimiento de éste hasta nuestro almacén por medio del registro de pedidos.

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6ta. Etapa: Recepción e inspección de los artículos Cuando los artículos entran a nuestro almacén, el departamento de recepción los desempaca, revisa y cuenta, para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra.

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7ma. Etapa: Revisión de factura y pago a proveedor. En este momento es cuando se lleva a cabo el pago al proveedor. Este pago debe estar acompañado por la factura correspondiente, documento con el cual queda concluida la operación de compra-venta.

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8va. Etapa: Llevar los registros apropiados Esta es la etapa final del proceso, en la que una vez realizado el pago a proveedores y una vez habiendo recibido la factura se procede a registrarla en un libro de facturas recibidas; en la que se lleva el control de toda la mercancía adquirida por la empresa.

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Documentos utilizados durante el proceso de Compra. Requisición de compra: Es una solicitud escrita y enviada al departamento de compras para informar acerca de una necesidad de materiales o suministros.

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REQUISICION

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Documentos utilizados durante el proceso de Compra. Cotización: Es un documento donde se establece la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión.

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COTIZACION

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Documentos utilizados durante el proceso de Compra. Pedido u Orden de compra Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello.

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ORDEN DE COMPRA

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ORDEN DE COMPRA

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Documentos utilizados durante el proceso de Compra. Pago Es la remuneración económica por obtener el bien del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio que se haya establecido en la cotización.

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Documentos utilizados durante el proceso de Compra. Factura Documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el importe reflejado en el mismo

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FACTURA

Summary: Proceso de compras

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