BENEMÉRITA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE PUEBLA

FACULTAD DE INGENIERÍA CIVIL DIVISIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO

“AUDITORÍA DE OBRA PÚBLICA”

M. EN I. y ARQ. RUBÉN AGUILAR JIMÉNEZ

TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DE AUDITORÍA

Naturaleza

La ejecución de las labores de auditoría están constituidas por la aplicación de ciertas formas de acciones detalladas y determinadas por el auditor a fin de lograr la evidencia necesaria que respaldará su informe. Estas acciones son las técnicas de auditoría que se utilizan a lo largo del desarrollo del trabajo en las entidades auditadas. Las técnicas de auditoría son los métodos básicos utilizados por el auditor para obtener la evidencia comprobatoria suficiente, competente y pertinente a fin de formarse un juicio profesional sobre lo examinado. Son las herramientas del auditor y su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias. Como cualquier herramienta, unas son empleadas con más frecuencia que otras.

Diferencia entre técnicas de auditoría y otros términos

Como en toda disciplina, existen diferentes opiniones sobre muchos términos técnicos en el campo de la auditoría en general. Una área problemática es la del uso de terminología básica relacionada con la metodología de la auditoría. Por ejemplo la diferencia entre una "técnica" y un "procedimiento", a veces, es difícil demostrar.

TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DE AUDITORÍA

1. Principios. Son verdades fundamentales evidentes (algunas veces llamados postulados), aceptados generalmente por la profesión o señalados por disposiciones legales de un país.

Ejemplo: "Las operaciones, actividades y transacciones del gobierno son susceptibles a la deducción de hechos en base de la evidencia; consecuentemente, son verificables".
 
2. Normas. Son medidas de cumplimiento con las finalidades señaladas en los principios y pueden ser aceptadas generalmente por la profesión o señaladas por disposiciones secundarias.
 
Ejemplo: "Se acumulará la evidencia necesaria y adecuada mediante la aplicación de técnicas de auditoría".
 

Diferencia entre técnicas de auditoría y otros términos

TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DE AUDITORÍA

3. Técnicas. Son métodos utilizados en la profesión para obtener evidencia suficiente, competente y pertinente que respalden la labor de auditoría.

Ejemplo: Comprobación (basada en la documentación).
 

4. Procedimientos. Son operaciones específicas a aplicar en una auditoría determinada, es el conjunto de técnicas y otras prácticas consideradas necesarias en las circunstancias.

Ejemplo: Confirme selectivamente, los saldos de Cuentas por cobrar.
 

5. Prácticas. Son las operaciones o labores de auditoría (no consideradas como técnicas) efectuadas como parte del examen.

Ejemplo: Revisión de operaciones (muestreo) seleccionadas al juicio del auditor (revisión limitada en tiempo a dos meses y a montos considerados significativos).

Diferencia entre técnicas de auditoría y otros términos

TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DE AUDITORÍA

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia suficiente y competente para fundamentar sus opiniones y resultados que figuran en el informe de auditoría.

OTRAS PRÁCTICAS DE AUDITORÍA

Es muy usual que las otras prácticas de auditoría sean confundidas con las técnicas, sin embargo, se debe considerar que no obstante son lo mismo y sirven en la labor de auditoría como elementos auxiliares muy importantes.


PRUEBAS SELECTIVAS AL JUICIO DEL AUDITOR

Normalmente el volumen de las transacciones que deben comprobarse se determinan tomando al azar la muestra más económica o significativa de cada grupo de partidas análogas; sin embargo, esa muestra puede aumentarse o disminuirse según la eficacia del control interno.
 
En resumen, la respuesta al interrogante de cuál es el grado de comprobación por prueba selectiva más eficiente será:
"El suficiente para satisfacer al auditor".

MUESTREO ESTADÍSTICO

El cálculo de probabilidades aplicado a la auditoría se ocupa de la posibilidad de encontrar una partida irregular en la muestra que se comprueba, sin embargo ese cálculo no garantiza al auditor descubrir la partida equivocada ya que ello debe estar supeditado a la eficiencia con que se efectúe la comprobación, por que si esta es deficiente, hasta la comprobación del 100%, resultará inútil.

OTRAS PRÁCTICAS DE AUDITORÍA

Al síntoma se lo define como "señal o indicio de una cosa", en su ejemplo más elemental el humo señala la existencia del fuego.
  
La aplicación de la técnica de revisión selectiva se dirige a buscar síntomas de transacciones u operaciones que merecen revisión más profunda.

SÍNTOMAS

En el campo de la auditoría, la intuición es aplicable en ciertas ocasiones, sin que deba considerarse a ésta como una práctica común y corriente. Los auditores muy experimentados frecuentemente confían en un "sexto sentido" de intuición. Este sería el resultado de su habilidad de reacción rápida ante síntomas que otros con menos experiencia dejarían pasar.

INTUICIÓN

Esta práctica consiste en la acción, costumbre o actitud de desconfiar de alguna información que por diversas circunstancias especiales no permite se le otorgue crédito suficiente. El auditor no debe demostrar una actitud negativa abierta, pero siempre debe exigir una prueba adecuada de lo examinado.

SOSPECHA

PAPELES DE TRABAJO

Son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.

Objetivo

Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor.
Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
Proporcionar la base para la rendición de informes.
Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.
Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás normatividad aplicable.
Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados.

Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes que sean necesarios.

Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

Ser supervisados e incluir constancia de ello.

Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría.

Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran explicaciones adicionales.

Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.

Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).

Los Papeles de Trabajo deberán:

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Propiedad.- Son del Órgano de Control, por contener la evidencia de trabajos de auditoría realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia serán responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extravíen o sean utilizados indebidamente por terceras personas se deberán archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.
 
Confidencialidad.- Está ligada al cuidado y diligencia profesional con que deberán proceder los auditores del Órgano de Control. Por contener información confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarán vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Archivo permanente.- Constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación, normatividad jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal, actas y documentos de entrega recepción de los entes fiscalizables.

Se iniciará en la etapa de planeación de la auditoría, cuando se obtenga información general sobre el ente por auditar

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Papeles de Trabajo.- Se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso de planeación y del programa de auditoría; del análisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría; de la supervisión realizada; de la persona que aplicó los procedimientos y de la fecha en que se realizó el trabajo; de las conclusiones de la revisión; y del informe de auditoría en que se incluyan las recomendaciones formuladas.
 
Los papeles de trabajo denominados “Cédulas de Auditoría”, se clasifican de acuerdo a la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo, EN:

Cédulas sumarias,
Analíticas,
Subanalíticas,
De informe,
De observaciones y,
De seguimiento de recomendaciones.

FORMULACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para diseñar las cédulas y su integración ordenada, es preciso considerar las necesidades de la revisión en función de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar.

Las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido:
 
Objetiva: es decir, la información debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinión.
 
De fácil lectura: para lo cual su contenido se integrará de manera lógica, clara y sencilla.
 
Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado, y sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.
 
Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cédulas (sumarias, analíticas y subanalíticas, de tal manera que los índices y marcas remitan al lector a otros datos con facilidad.
 
Ser pertinente: por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA

1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cédula y debe contener los siguientes datos:
 
Clave o índice de la cédula,
Siglas del Órgano a cargo de la auditoría; y nombre del ente fiscalizado.
Periodo o ejercicio.
Tipo de cédula.
Iníciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cédula, y sus firmas o rúbricas, a fin de deslindar responsabilidades
Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que durante la auditoría se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cédula.

Las cédulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.

ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA

2. Cuerpo. Es la parte donde se asienta la información obtenida por el auditor y los resultados de la revisión.

Cifras y conceptos sujetos a revisión.
Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control del ente Auditado
Referencias.
Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.
Vaciado de declaraciones o comprobantes de pagos.
Hechos e irregularidades detectados.
Conclusiones debidamente fundadas con el desglose y determinación del monto de los hechos e irregularidades detectados.
Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a otras cédulas relacionadas o complementarias.

ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA

3. Pie o calce. Es la parte inferior de la cédula; en ella se asientan principalmente los siguientes:
 
Notas para aclarar o complementar algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula, para aclarar o ampliar información o para señalar situaciones especiales.

Marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una cédula especial para ello).

Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula.

Normalmente se anotará la preposición DE en color rojo, y enseguida la fuente de información (auxiliares, pólizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

ÍNDICES Y MARCAS DE AUDITORÍA

Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfa-numérico y su función principal es la de relacionar los papeles de trabajo entre sí.

Se utilizan a manera de cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podrá vincular la información contenida en dos o más cédulas.
 
Los índices persiguen los siguientes propósitos:
 
Simplificar la revisión de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y permiten ir de lo general a lo particular.

Evitar la duplicación del trabajo, puesto que al asignar un lugar específico a cada cédula se elimina el riesgo de que ésta se elabore nuevamente.

Interrelacionar dos o más cédulas de auditoría.

Facilitar la elaboración del informe, pues permiten localizar en cédulas específicas las irregularidades y deficiencias detectadas en la revisión.

ÍNDICES DE AUDITORÍA

Se mencionan los índices que se detallan a continuación, con carácter enunciativo, más no limitativo; así, cuando se requiera un índice se podrá utilizar en el entendido de que su significado se explicará en el documento correspondiente:
 

ÍNDICE CONCEPTO AL QUE SE REFIERE
 
100 Sumaria de conclusiones.
200 Sumaria de ingresos.
300 Sumaria de costo de ventas.
400 Sumaria de gastos.
500 Activo.
600 Pasivo.
700 Capital contable.
800 Cuenta de orden.
900 Otros papeles que surjan con motivo de la revisión.
HT Hoja de Trabajo
BC Balanza de Comprobación
CP Control Presupuestal  

MARCAS DE AUDITORÍA

Las marcas de auditoría son símbolos convencionales utilizados para dejar constancia de las pruebas y técnicas de auditoría que se aplicaron; generalmente se registran con lápiz rojo.
 
Las marcas de auditoría cumplen los siguientes propósitos:
 
Dejar constancia del trabajo realizado.

Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula, pues evitan describir detalladamente las actividades.

Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.

Por sus características, las marcas pueden ser de dos tipos:

1. ESTÁNDAR.- Se utilizan para hacer referencia a técnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorías y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean.
 
 2. ESPECÍFICAS.- No son de uso común; en la medida en que se adopten deberán integrarse al índice de marcas correspondiente y señalarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo

Se han establecido las marcas de auditoría que a continuación se muestran:

Estas son otras marcas de Auditoría
que se pueden utilizar:

Para la Auditoría de Obra Pública se han implementado las siguientes marcas, cuya aplicación debe adoptarse por el personal a cargo de la ejecución.