Sistema GED Gestão Eletrônica de Documentos

GED é um software voltado a profissionais e empresas, para auxílio no armazenamento e manipulação de arquivos digitais e impressos. Excelente para controle de backup’s e eficiente na gestão de arquivos e caixas. O usuário pode facilmente, com o uso do DOCcenter, localizar e gerenciar seus arquivos e projetos com muito mais rapidez e eficácia, e ainda gerar relatórios e etiquetas para armazenamento de documentos. GED – Gestão Eletrônica de Documentos

GED – Gestão Eletrônica de Documentos O sistema foi implantado para Solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos abrangendo: Software de Digitalização, Visualização e Gerenciamento de Documentos 02 Scanners Profissionais

GED - Gestão Eletrônica de Documentos Tema do Projeto A Tecnologia de GED enfatiza a digitalização de documentos gerados em papel através do scanner, desta forma o documento pode ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede. Sw de GED Sw de GED Banco de Imagem

GED – Gestão Eletrônica de Documentos - GED Objetivos Agilizar a busca de informações arquivadas, através de um software de busca de documentos digitalizados. Segurança das Informações. Minimizar o armazenamento físico de documentos.

GED – Gestão Eletrônica de Documentos - GED Objetivos O Projeto foi para disponibilizar a Solução de GED para as áreas da Prefeitura.

GED – Gestão Eletrônica de Documentos Necessidades observadas antes do projeto: Alvarás As documentações das empresas no setor de Alvará ficavam armazenadas em um arquivo físico, quando havia a necessidade de uma pesquisa destas informações, o funcionário precisava realizar uma busca manual. Leis, Decretos e Portarias A pesquisa à leis, decretos e portarias ocorria da seguinte forma: As leis eram consultadas através de um site; Os decretos e portarias: De 1993 a 1995 – pesquisa manual; De 1996 a 2005 – pesquisa realizada pelo Windows Explorer;

GED – Gestão Eletrônica de Documentos Principais Problemas: Lentidão na busca dos documentos; Redução da produtividade; Deterioração dos documentos. Devido a estes problemas surgiu a necessidade de se implantar uma Solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Esta solução não está limitada somente a leis, decretos, portarias e alvarás, pode estender-se a qualquer tipo de documento.

GED – Gestão Eletrônica de Documentos Importância do Projeto Alta Velocidade e Precisão na localização de documentos ? ? ? ? ? Sem GED Com GED

GED – Gestão Eletrônica de Documentos Aproveitamento Físico Um arquivo de 4 gavetas, com 2500 Folhas de papel por gaveta, comporta em média 10 mil imagens de documentos. Um CDR mede 120mm de dm com 650MB, comporta 13 mil imagens de documentos.

GED – Gestão Eletrônica de Documentos Redução de Custos com Cópias Sem GED Com GED

GED – Gestão Eletrônica de Documentos Evitar Extravio e Deterioração de Documentos Sem GED Com GED

GED – Gestão Eletrônica de Documentos Abrangência Prefeitura 12 licenças de acesso simultâneo para a consulta dos documentos. 1 funcionário de cada Secretaria/Coordenadoria treinado para utilização do mesmo. Procuradoria Geral do Município SEMDE Leis, Decretos e Portarias Alvarás Gerenciamento da Documentação Digitalizada Seção de Doc. E Arquivo

GED - Gestão Eletrônica de Documentos Metodologia Estudo sobre a necessidade de uma Solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Pesquisa da Soluções no mercado através da Internet Contatos com empresas fornecedoras da Solução Apresentação de algumas soluções Elaboração da Especificação Técnica para Licitação Desembolso das Despesas: COMTI – R$ 40.480,00 Parcerias Comissão Permanente de Licitação: Elaboração do Edital Rafael Henrique Reckelberg: Elaboração da Especificação Técnica do Scanner

GED – Gestão Eletrônica de Documentos Desenvolvimento do Trabalho Levantamento das Necessidades da Prefeitura Levantamento dos Sws e Scanners existentes no mercado Elaboração de Especificação Técnica para Licitação Pedido de Licitação Abertura da Licitação 23/05/2005 Atraso de 13 dias Pedido de Impugnação Licitação Deserta Atraso de 45 dias Abertura Da Licitação 01/09/2005

GED – Gestão Eletrônica de Documentos Processo do Projeto Resultado da Licitação Instalação do Sw e Scanners Parametrização E Testes Treinamento Homologação Digitalização Consulta aos Documentos Suporte Técnico Análise dos Resultados do Projeto