Programa de la sesión Capítulo 10 Preventivos - Correctivos Fundamentos del control Vinculación a las metas estraté. Fuentes de control Control interno Principales métodos de control Modelo del control correctivo Del mercado Basados en la automatización Gobierno corporativo Compensación con incentivos Monitoreo del cliente Financieros

Fundamentos del control Este control se refiere al proceso de garantizar que los comportamientos y las decisiones se apeguen a las normas de la organización y a los requisitos legales, incluidas sus reglas, políticas, procedimientos y metas. Los controles organizacionales son útiles y necesarios. Se considera que un control efectivo es uno de los criterios para el éxito a largo plazo. ¿Por qué se necesitan los controles? La planeación es el proceso formal que se sigue para formular metas, estrategias, tácticas y normas, así como para asignar recursos. Los controles sirven para garantizar que las decisiones, las acciones y los resultados sean congruentes con esos planes.

Fundamentos del control La planeación prescribe los comportamientos y los resultados deseados. Los controles sirven para mantener y redirigir los comportamientos y los resultados reales. Los administradores y los empleados no pueden hacer planes efectivos si no cuentan con la información exacta y oportuna. Los controles ofrecen una parte importante de esta información. Los planes indican para que propósitos sirven los controles. Los controles sirven para garantizar que los planes sean implementados según su intención. Por tanto la planeación y el control se complementan.

Fundamentos del control Controles preventivos y controles correctivos Los controles preventivos son mecanismos que tienen por objeto reducir la probabilidad de que se presente un hecho no deseado y, por lo mismo, que minimizan la necesidad de aplicar medidas correctivas. Ejemplos: La introducción de una capacitación a todos los niveles para garantizar que los empleados sepan lo que está permitido y lo que no pueden hacer en una serie de áreas, con el objeto de ayudar a prevenir errores, tropiezos éticos, violación de reglas y actos ilegales. La documentación y las pruebas de los controles para garantizar procesos sólidos y evitar conflictos de intereses. Las reglas y reglamentos, las normas, los procedimientos para el reclutamiento y selección, y los programas de capacitación y desarrollo funcionan todos como controles preventivos.

Fundamentos del control Controles preventivos y controles correctivos Los controles correctivos son mecanismos que tienen por objeto reducir o eliminar los comportamientos o los resultados no deseados y, con ello, sirven para que la situación regrese a la observancia de los reglamentos y las normas de la organización. Ejemplos: Equipos a nivel corporativo y de división que supervisan las pruebas de control financiero y los informes de resultados y qué aplican medidas correctivas si encuentran violaciones y discrepancias.

Fundamentos del control Fuentes de control Las cuatro fuentes de control principales en casi todas las organizaciones son los grupos de interés, la organización misma los grupos y los individuos. Controles de los grupos de interés. Se expresan en las presiones que las fuentes y las entidades ejercen sobre las organizaciones a efecto de mantener o modificar sus comportamientos y decisiones. Controles organizacionales. Abarcan las políticas, las reglas, los procedimientos y las recompensas formales para evitar o corregir toda desviación que se aleje de los planes y sirven.

Fundamentos del control Fuentes de control Controles de grupo. Incluyen las normas y los valores que comparten el grupo o los miembros del equipo y que mantienen por medio de las recompensas y sanciones. Autocontroles del individuo. Abarcan los mecanismos rectores que operan de forma consciente e inconsciente en la persona.

Fundamentos del control Vinculación a las metas estratégicas Los controles deben estar vinculados a las metas estratégicas de la organización. Estas metas incluyen el incremento de las utilidades, las mejoras en el servicio al cliente, la protección de los activos de la organización y mejoras en la calidad de los bienes y/o los servicios que produce. Para alcanzar las metas estratégicas Controles oportunos Controles objetivos Controles completos Controles aceptables

Fundamentos del control Vinculación a las metas estratégicas Controles objetivos. Son imparciales y los empleados no los pueden manipular para su provecho personal. Controles completos. Abarca todos los comportamientos y metas que desea la organización. Controles oportunos. Proporcionan información cuando más se necesita. Los sistemas de información computarizados han desempeñado un papel importante en el incremento de flujo oportuno de información. Controles aceptables. Para que los controles sean efectivos se debe reconocer que son necesarios e inconvenientes.

Fundamentos del control Control interno Los controles preventivos, los controles correctivos y las fuentes de control que hemos explicado son ejemplos de control interno. Es un proceso que siguen el consejo de administración, la gerencia y otro personal de la organización y que ha sido diseñado para brindar una seguridad razonable respecto a la consecución de las metas dentro de diversas categorías. Algunas de estas categorías son: La eficacia y la eficiencia de las operaciones La confiabilidad de los informes financieros La observación de las leyes y los reglamentos aplicables

Fundamentos del control Control interno Los controles de las empresas pequeñas podrían ser menos formales y estar menos estructurados pero, no obstante, ofrecerían un control interno efectivo. Los componentes y estratos interrelacionadas del control interno, son: Entorno del control Evaluación del riesgo Actividades de control Información y comunicación Sinergia Limitaciones del control interno.

Modelo del control correctivo Es un proceso que sirve para detectar y eliminar o reducir las desviaciones que se apartan de las normas establecidas de una organización. El modelo correctivo tiene seis fases interrelacionadas. Definir el sistema. Los controles se pueden enfocar en los insumos, los procesos de transformación o los productos. Identificar las características clave Establecer las normas. Son criterios que se aplican para evaluar la características cualitativas y cuantitativas y es preciso establecerlas para cada una de las características que se medirán. Recabar información. La información relativa a cada una de las normas se puede recabar de forma manual o automática. Hacer comparaciones. Son necesarias para establecer si lo que está ocurriendo, es lo que debería estar ocurriendo. Diagnosticar y corregir problemas. Un diagnóstico implica evaluar las clases, los montos y las causas de las desviaciones que se alejan de las normas.

Principales métodos de control En términos de la administración de recursos humanos, los sistemas de evaluación del desempaño ayudan a los administradores a evaluar los comportamientos de los empleados y a compararlos con las normas de desempeño. La empresa toma nota de las desviaciones y aplica controles correctivos para reducir o eliminar los problemas.

Principales métodos de control A continuación se muestran los principales métodos de control organizacional: Controles del mercado Controles financieros Controles de automatización Controles mecanicistas y controles orgánicos

Principales métodos de control Controles mecanicistas y orgánicos. Implican un amplio uso de reglas y procedimientos, una autoridad de la cima hacia abajo, descripciones de puestos redactadas con suma precisión y otros métodos formales para evitar las desviaciones que se alejan de los comportamientos y los resultados deseados para corregirlos. Los controles orgánicos. Implican el uso de una autoridad flexible, descripciones de puestos relativamente libres, autocontroles individuales y otros métodos informales para evitar las desviaciones que se alejan delos comportamientos y los resultados deseados para corregirlos.

Principales métodos de control Controles del mercado. Implican recabar y evaluar datos relativos a las ventas, los precios, los costos y las utilidades con el objeto de que guíen las decisiones y sirvan para evaluar los resultados. La idea del control de mercado nació con la economía. Para que los controles del mercado sean efectivos por lo general requieren de mecanismos que permitan: Medir en términos monetarios los costos de los recursos que se emplean para fabricar los productos. Establecer precios en términos monetarios y definir con claridad el valor de los bienes y los servicios producidos. Establecer, en términos competitivos, los precios de los bienes y servicios producidos.

Principales métodos de control Controles del mercado Dos de los mecanismos de control que pueden satisfacer estos requisitos son la compensación con incentivos y el monitoreo de los clientes. Compensación con incentivos. Ofrece diversas clases de recompensas financieras con base en la consecución de los resultados de desempeño que han sido definidos. Los resultados del desempeño pueden referirse a una unidad estratégica de negocios, una división, una tienda de una cadena, un equipo o departamento. Son una fuente de control preventivo y de control basado en resultados.

Principales métodos de control Controles del mercado Compensación con incentivos. Podría ser efectiva si sirve para: Incrementar la identificación de los empleados con las metas de desempeño de la organización, que deje margen para una mayor dependencia del autocontrol de los individuos y los controles de grupo. Obtener una estructura salarial más flexible, que refleje la posición económica actual de la empresa y controle los costos del trabajo. Atraer y retener a los trabajadores con más facilidad, que mejore el control de la selección y reduzca los costos de la rotación. Establecer un sistema de recompensas más equitativo, el cual ayude desarrollar una cultura organizacional que reconozca los logros y el desempeño. Una de la más comunes es el reparto de utilidades, la cual significa que la compensación del individuo podría aumentar, con base en una formula previamente determinada, con base en la medida de utilidades de la empresa o de cada una de las subsidiarias.

Principales métodos de control Controles del mercado Monitoreo del cliente Consiste en hacer una serie de esfuerzos permanentes para obtener retroalimentación de los clientes respecto a las calidad de los bienes y servicios. Este monitoreo se realiza para prevenir problemas, para conocer de su existencia y resolverlos. Las organizaciones están monitoreando cada vez más a sus clientes con la intención de corregir los problemas que se presentan en servicio y calidad. La gerencia se basa en estas evaluaciones para aplicar medidas preventivas que impidan la pérdida de más negocios debido a la insatisfacción del cliente.

Principales métodos de control Controles financieros Incluyen mecanismos para prevenir o corregir el uso o la asignación indebida de los recursos, sobre todo la de los monetarios. Existe la figura del director de finanzas, el cual es el ejecutivo que se encarga de la administración estratégica de los riesgos y controles financieros de la empresa. También se encarga de la planeación y de los registros financieros. A continuación se hará referencia de dos mecanismos para el control financiero: el control financiero comparado y los presupuestos.

Principales métodos de control Controles financieros Control financiero comparado. Es la evaluación de la condición financiera de la empresa para dos periodos o más. Cuando existen datos de empresas similares, estos se utilizan para efectuar comparaciones de control con fines preventivos o correctivos. Las empresas públicas divulgan estados de resultados, balances generales y otros estados financieros. Los administradores y las personas que están fuera de la empresa con frecuencia utilizan estas fuentes para evaluar los cambios que registran los indicadores financieros de la empresa y comprar su salud financiera con la de otras empresas de la misma industria.

Principales métodos de control Controles financieros Control financiero comparado. Existen Razones Financieras que se pueden monitorear, tales como: Rendimiento sobre la inversión, ROI. Se refiere a la utilidad neta antes de impuestos dividida entre el valor patrimonial neto y es una medida de la eficiencia del activo total para generar utilidades netas. Circulante. Se refiere al activo circulante dividido entre el pasivo circulante y es una medida de la liquidez a corto plazo. Está puede indicar si la empresa tiene capacidad o no para pagar sus cuentas. Deuda a capital. Se refiere al pasivo total dividido entre el valor patrimonial neto y es una medida del riesgo financiero. Una razón de 2 significa que por cada peso de capital que han invertido los propietarios, la empresa debe 2 pesos a sus acreedores.

Principales métodos de control Controles financieros Control financiero comparado. Existen Razones Financieras que se pueden monitorear, tales como: Ventas a activo. Se refiere a las ventas divididas entre el activo total y es una medida de la eficiencia de los activos para generar ventas. una razón de ventas a activo de 20, significa que por cada peso invertido en el activo total, la empresa genera 20 de ventas. Rotación de inventarios. Se refiere al costo de los bienes divididos entre el valor monetario del inventario y es una medida del desempeño interno. Un índice de 12 significa que el volumen promedio de inventario, en términos monetarios se agota 12 veces en el ejercicio fiscal.

Principales métodos de control Controles financieros Control presupuestal. Se refiere al proceso empleado para monitorear, comparar y evaluar los niveles de gasto reales de diversas categorías frente a los montos correspondientes presupuestados y para aplicar los cambios que fueran necesarios dentro del periodo de presupuesto. A continuación se muestran algunas clases de presupuestos que se emplean en las empresas: Ventas Materiales Mano de obra Capital Investigación y desarrollo Caja

Principales métodos de control Controles basados en la automatización La automatización implica el uso de aparatos y procesos que se rigen solos y que operan sin depender de las personas. Por lo normal implican enlazar a unas maquinas con otras para que desempeñen tareas. Con el tiempo la coordinación de las empleados y las maquinas creó un sistema de control reciproco. El control de una maquina sobre otras se hace cargo de la parte de la función administrativas del control, es decir ahora las maquinas pueden participar en el proceso de control al lado de los administradores.

Gobierno corporativo Se refiere al patrón de las relaciones y controles que existen entre los accionistas, el consejo de administración y la alta gerencia de una empresa. Se resume en tres palabras: Las expectativas. Son establecidas por la organización en razón de sus políticas, procedimientos, prácticas y lineamientos. Comunicación. Se encarga de asegurar que las expectativas sean comunicadas a toda la organización y de que haya una capacitación correcta para que la gente comprenda lo que queremos decir. Rendición de cuentas. Se entiende como pedir cuentas a las personas por su obligación de cumplir con las expectativas establecidas.

Gobierno corporativo A continuación se definen algunos términos más que son fundamentales para el gobierno corporativo: Asamblea anual. Una reunión con toda la empresa que por lo general tiene lugar al término de cada ejercicio fiscal, en la cual los accionistas y la gerencia discuten lo ocurrido el año anterior y las perspectivas futuras. Informe anual. Un documento certificado por auditores, basado en los reglamentos de las autoridades reguladoras, que las empresas publicas dan a conocer todos los años y que está dirigido a los accionistas. Consejo de administración. El grupo colegiado elegido por voto de los accionistas de una sociedad anónima para que se encarguen de supervisar la administración de la empresa. Estatutos. Un documento que contiene las reglas del gobierno interno de una sociedad que ha adoptado su consejo de administración. Declaración de los apoderados. Un documento que las empresas públicas envían a sus accionistas y que proporciona información material acerca de cuestiones de la empresa que serán sometidos a votación en la asamblea general de accionistas.