UT7_ACCESS

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B5: BASES DE DATOS. U7. Introducción a MS-ACCESS 2003. 1

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INTRODUCCIÓN A LAS BD. Almacenamiento de la información. Inicialmente Papel. Numerosos inconvenientes: Espacio ocupado, acceso ineficiente, difícil integridad, baja o nula seguridad, etc. Con la aparición de la informática: Archivos electrónicos, por ejemplo, ficheros de texto. Se depende de un programa informático que lo controle y que proporciona poca flexibilidad ante cambios, mejoras, etc. Necesita compresión para reducir el uso de disco. Para solucionar estos inconvenientes surgen las Bases de Datos y los Sistemas Gestores de Bases de Datos o SGDB. Una Base de Datos es un conjunto de información que se estructura y almacena con el fin de optimizar el mantenimiento y el acceso a la información. 2

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INTRODUCCIÓN A LAS BD. La mayoría de las bases de datos que se usan siguen el modelo relacional en el que los datos se organizan en tablas con relaciones entre las tablas. Los datos almacenados en las tablas se disponen en filas o registros, de modo que el conjunto de datos de un mismo registro se entienden como propios de un mismo objeto. Por ejemplo, 3 BD RELACIÓN

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INTRODUCCIÓN A LAS BD. Un SGDB es un conjunto de programas que actúan sobre la base de datos y permiten entre otros almacenar y recuperar los datos, asegurar su coherencia, introducir seguridad, controlar el acceso por parte de múltiples usuarios y facilitar la administración de la base de datos. C1. Busca en Internet la palabra 'SGBD' y enumera, a partir de los resultados encontrados, distintos ejemplos de programas sgbd comerciales y gratuitos. 4

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EJEMPLOS DE SGBD. SGBD comerciales, como Oracle, Paradox, Informix, etc, cuyas capacidades y prestaciones les permiten trabajar con grandes cantidades de información. Suelen ser la opción principal en bancos, administraciones públicas, etc, en general, instituciones con un gran número de clientes, usuarios, etc. MS-ACCESS, dado que carece del potencial de las anteriores, suele destinarse a la pequeña y mediana empresa. MS dispone de otra solución, SQL Server, más preparada para la gran empresa pero sin todavía las posibilidades de Oracle. SGBD libres, como PostGreSQL o MySQL, pueden resultar una alternativa adecuada en numerosas situaciones. 5

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MS-ACCESS. En Access2003 las bases de datos tienen extensión .MDB. Creación de bases de datos. Clic sobre Base de datos en blanco del panel de tareas derecho. Archivo / Nuevo. Icono Nuevo . A continuación se da nombre y se crea la base de datos en la carpeta deseada. C2. Crea una bd llamada "DISCOGRAFÍA.MDB". 6

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MS-ACCESS. Aparece la ventana de gestión de la base de datos creada. Los objetos son los elementos que se pueden añadir a la base de datos. Creación de las tablas. Pulsar en botón con el Objeto "Tablas" seleccionado. A continuación elegimos "Vista Diseño". 7

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MS-ACCESS. Nombre del campo. Etiqueta que identifica a la columna. Por ejemplo, CÓDIGO, TÍTULO, ÁLBUM, etc. Tipo de datos. Según el tipo de dato que se quiera almacenar en este campo, ya sea numérico, texto, fecha/hora, etc. Antes de guardar la tabla se debe asignar una clave principal al menos a uno de los campos. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y sirve para identificar de manera única cada registro. Se puede definir una clave principal compuesta de varios campos. 8

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MS-ACCESS. Para asignar la clave principal: Seleccionar el campo o campos que van a ser clave principal. Pulsar en Una vez creada la clave principal, se puede guardar la tabla desde el botón guardar de la barra de herramientas. C3. Crea dos tablas llamadas "álbumes" y "canciones" dentro de la base de datos "DISCOGRAFÍA.MDB". Para "álbumes", campos CÓDIGO (autonumérico), TÍTULO (texto) y AUTOR (texto) y para "canciones", CÓDIGO (autonumérico), TÍTULO (texto) y ÁLBUM (número). Asignar las claves primarias a los campos CÓDIGO. 9

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MS-ACCESS. Modificación del diseño de tablas. Se selecciona la tabla y se pulsa en diseño. Una vez creada la clave principal, se puede guardar la tabla desde el botón guardar de la barra de herramientas. C4. Añadir el campo "FECHAPUBLICACIÓN" a la tabla "álbumes". Dicho campo será de tipo Fecha/Hora con formato "Fecha corta". Comprueba los otros tipos de Formato. Se pueden eliminar campos, seleccionándolos previamente y pulsando en la tecla suprimir o con el botón . 10

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MS-ACCESS. Inserción de datos en las tablas. Se hace doble clic sobre el nombre de la base de datos. El campo tipo Autonumérico no es necesario introducirlo sino que valdrá un número que se incrementará de forma automática. C5. Añade los valores (AllenRock, Estopa, 12/12/2007) (Con otro aire, Chambao, 12/11/2007) (As I am, Alicia Keys, 13/11/2007) en la tabla álbumes. Anota los valores del campo código. 11

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MS-ACCESS. Introduce los siguientes valores en la tabla "canciones". (Cuando amanece,código del álbum) (Cuerpo triste,código del álbum) (Era,código del álbum) (Rumbaketetumba ,código del álbum) (Papeles mojaos,código del álbum) (Duende del sur,código del álbum) (Detalles,código del álbum) (El canto de la ballena,código del álbum) (As I am,código del álbum) (Go ahead,código del álbum) (Superwoman,código del álbum) (No one,código del álbum) 12

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MS-ACCESS. Relación entre tablas. Tres tipos: Uno a uno: Un registro de una tabla sólo puede ser relacionado una vez en la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con el personal de una empresa y otra con los puestos de trabajo de cada uno. Una persona sólo puede tener un cargo y un cargo sólo puede ser llevado a cabo por una persona. Uno a varios: Un registro de una tabla se puede relacionar varias veces en la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con poblaciones y otra con habitantes. Un habitante sólo puede serlo de una población mientras que una población puede ser de varios habitantes. Varios a varios: Todos los registros se pueden relacionar con más de un registro de la otra tabla y viceversa. Para crear una relación de uno a varios 13

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MS-ACCESS. Primero se añaden las tablas sobre las que llevar a cabo las relaciones. A continuación se debe pulsar sobre el campo que se quiera relacionar y arrastrar hasta el campo correspondiente de la otra tabla. Por ejemplo, queremos relacionar el álbum de música con cada una de las canciones, es decir, un álbum lo será de varias canciones pero una canción lo será sólo de un álbum (relación una a varios). 14

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MS-ACCESS. En este punto aparecerá la ventana donde modificar las relaciones. Actualizar en cascada los campos relacionados. Al cambiar el valor del campo de la tabla inicial, automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la segunda tabla. Eliminar en cascada los registros relacionados. Pregunta si, al eliminar un registro de la tabla inicial, se desean borrar también los registros relacionados en la segunda tabla. 15 Exigir integridad referencial Asegura que las relaciones entre registros de tablas son válidas. Por ejemplo, no podemos relacionar habitante con una población si esta no se ha insertado previamente ni nos dejará borrar un álbum si tiene canciones.

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MS-ACCESS. Una vez creada la relación. C6. Añade un álbum de prueba (prueba, prueba, 08/09/2007) con dos canciones (cancion1,código del álbum) (cancion2, código del álbum) Intenta cambiar código del álbum por uno no válido. ¿Qué sucede? Borra el álbum creado, ¿qué sucede?. 16

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MS-ACCESS. C7. Vamos a rehacer la bd discografía de modo que se tengan tres tablas, con los campos y relaciones que se indican en la imagen siguiente. Donde para la tabla "artistas", ARTISTAID (autonumérico y clave principal), NOMBRE (texto de hasta 50 caracteres) y NOTAS (memo), para la tabla "álbumes", ÁLBUMID (autonumérico), TÍTULO (texto hasta 50 caracteres), ARTISTA (fíjate en la relación para saber tipo de dato), FECHAPUBLICACIÓN(Fecha/hora y formato aaaa) y NOTAS (memo), 17

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MS-ACCESS. la clave principal será compuesta entre ALBUMID y ARTISTAID. y para la tabla canciones, CANCIÓNID (autonumérico y clave principal), TÍTULO (texto de hasta 50 caracteres), ÁLBUM (fíjate en la relación para saber su tipo de dato), DURACIÓN (Fecha/Hora con formato de Hora mediana) y NOTAS (memo). En las relaciones se exigirá integridad referencial y tanto actualizar como eliminar se hará en cascada. Por último, añade al menos tres artistas, un álbum por cada uno y dos canciones por cada álbum. Observa cómo has usado únicamente relaciones de uno a varios, un artista puede serlo de varios álbumes pero un álbum sólo tiene un artista, o un álbum puede serlo de varias canciones pero una canción sólo de un álbum. 18

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MS-ACCESS. Como se observa, para efectuar una relación una a varios tendremos en cuenta las siguientes reglas: Existirán dos tablas, una que llamamos principal y otra secundaria. De la tabla principal se elige el campo que es clave principal para relacionar con la tabla secundaria. En la tabla secundaria se elige el campo donde se insertará el contenido de la clave principal de la tabla primaria. La relación 1 - ∞ donde 1 estará en el lado de la clave principal de la tabla principal mientras que ∞ estará en el campo de la tabla secundaria donde se podrá insertar varias veces el mismo valor. C8. Completa la bd discografía con dos tablas más, una en la que se almacena la categoría o género musical (clásica, pop, rock, …), llamada "categorías", y otra con los formatos del soporte (vinilo, cd, dvd, blue-ray, …) sobre el que se almacena el álbum, llamada "formatos". Para la tabla "categorías" los campos serán, 19

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MS-ACCESS. CATEGORÍAID (autonumérico y clave principal), TIPOCATEGORÍA (texto de hasta 30 caracteres) y NOTAS (memo). Para la tabla "formatos" los campos serán, FORMATOID (autonumérico y clave principal), TIPOFORMATO (texto de hasta 20 caracteres) y NOTAS (memo). Debes establecer las relaciones para que un álbum pertenezca a una categoría y tenga un formato. Observa que la relación es de varios a varios, una categoría puede estar en varios formatos y un formato puede serlo de varias categorías. Una relación varios a varios precisa de una tabla intermedia para llevarla a cabo. Por ejemplo, tenemos una tabla de pacientes y otras de médicos y queremos establecer la relación de un médico con varios pacientes y un paciente con varios médicos, es decir, varios a varios. 20

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MS-ACCESS. Creamos una tabla intermedia llamada "tratamientos" donde se crea la relación varios a varios mediante dos relaciones uno a varios. Como se observa, una relación varios a varios se entiende como dos relaciones uno a varios sobre una tabla intermedia. C9. Crea una base de datos que llamarás "cinema" que guarde información sobre actores y películas en dos tablas respectivas. Crea junto a la clave principal un campo con el nombre del actor y de la película. A continuación debes establecer una relación que permita relacionar un actor con varias películas y una película con varios actores. 21

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MS-ACCESS. Aun así se tiene un inconveniente en la práctica anterior que es la existencia de duplicados. Inserta por ejemplo dos veces el disco "Allenrock" de Estopa en la tabla álbumes. ¿Te permite hacerlo? Para evitar duplicados en una tabla vamos a hacer uso de la propiedad de unicidad que tienen los índices compuestos. Índices. Un campo es índice cuando la base de datos lo utiliza para ordenar los registros y poder acceder posteriormente de forma más óptima. Toda clave principal actúa como índice de la base de datos. Por ejemplo, ARTISTAID, ÁLBUMID, CANCIÓNID, … permiten a la base de datos organizar mejor los registros. 22

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MS-ACCESS. Además de la clave principal, también cualquier otro campo puede ser índice. Incluso se pueden realizar índices compuestos por varios campos. En el ejemplo de la base de datos discografía, dentro de la tabla álbumes, vamos a crear un índice compuesto por los campos TÍTULO y ARTISTA. Para ello, abrimos vista diseño de la tabla "álbumes" y luego pulsamos sobre el botón de índices dentro de la barra de herramientas. 23

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MS-ACCESS. Los índices tienen Junto al índice que ya existe para la clave principal creamos otro nuevo, AlbumUnico, que servirá para los campos TÍTULO y ARTISTA tal y como se muestra en la figura. Seleccionamos a continuación el nombre del índice y en su parte inferior, activamos la opción "Única". Tras guardar, podemos comprobar que ahora no se pueden introducir duplicados de TÍTULO y ARTISTA en la tabla "álbumes". 24

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MS-ACCESS. Los índices sirven por tanto para ordenar los registros en la base de datos. Cuando hay varios índices definidos, clave principal y otros, se usan todos a la hora de ordenar siguiendo normalmente un esquema en árbol, primero ordenar por unos índices y luego por los siguientes. C10. En la tabla "canciones" de la base de datos "discografía" pueden existir duplicados si se repiten los valores en conjunto de TíTULO y ÁLBUM. Añádeles un índice para evitar duplicados y que llamarás UnicoCanciones. 25

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MS-ACCESS. Consultas: Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Tipos de consultas: Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). 26

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