Antes de comenzar: Los alumnos ya deben saber cómo agregar, editar y desproteger archivos en una biblioteca de SharePoint, o bien ver las presentaciones de cursos en línea tituladas “Bibliotecas de documentos de SharePoint I: Introducción al uso compartido de archivos” y “Bibliotecas de documentos de SharePoint II: Desprotección de archivos”. [Notas para el instructor: Para obtener ayuda detallada para personalizar esta plantilla, vea la última diapositiva. Además, encontrará texto adicional sobre la lección en el panel de notas de algunas diapositivas. Animaciones en Adobe Flash: esta plantilla contiene animaciones Flash. Éstas pueden reproducirse en PowerPoint 2000 y versiones posteriores. No obstante, si desea guardar esta plantilla en PowerPoint 2007, guárdela con el formato de archivos de PowerPoint anterior: Presentación de PowerPoint 97-2003 (*.ppt) o Plantilla de PowerPoint 97-2003 (*.pot). (Verá los tipos de archivo en el cuadro de diálogo Guardar como, junto a Guardar como tipo). Advertencia: si lo guarda con un formato de archivo de PowerPoint 2007, como Presentación de PowerPoint (*.pptx) o Plantilla de PowerPoint (*.potx), las animaciones no se conservarán en el archivo guardado. Además: debido a que esta presentación contiene animaciones Flash, al guardar la plantilla puede aparecer un mensaje de advertencia acerca de información personal. A menos que agregue información a las propiedades del archivo Flash, esta advertencia no se aplica a esta presentación. Haga clic en Aceptar en el mensaje.]

¿Qué hacen exactamente los demás cuando revisan el archivo? Depende del flujo de trabajo que elija. Hablaremos sobre eso a continuación.

Ejemplos de usos de cada tipo de flujo de trabajo: Flujo de trabajo Aprobación. Antes de realizar una presentación, puede ejecutar este flujo de trabajo para que las personas influyentes de su compañía la aprueben. Flujo de trabajo Recopilar comentarios. Si está escribiendo una nueva directiva de la compañía, es posible que desee conocer la opinión de personas de diferentes departamentos. Después, puede integrar los comentarios recibidos en una versión final antes de hacerla oficial. Flujo de trabajo Recopilar firmas. Puede usar esta opción si desea que alguien firme un informe de gastos o una evaluación laboral.

Este curso cubre sólo los conceptos básicos del flujo de trabajo Aprobación. En las siguientes diapositivas se describe con más detalle el botón Aprobar.

En la próxima diapositiva veremos esto con más detalle.

Nota: la página Estado del flujo de trabajo también se proporciona en los flujos de trabajo Recopilar comentarios y Recopilar firmas.

Nota: esta animación muestra cómo es el proceso para PowerPoint 2007, pero es igual para Word 2007 y Excel 2007. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras está viendo la presentación, haga clic con el botón secundario en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, es posible que deba hacer clic en Rebobinar (después de hacer clic con el botón secundario) y, a continuación, en Reproducir. Si hace clic en la diapositiva para escribir texto o para pasar a la siguiente diapositiva pero no ocurre nada, haga clic fuera de la animación. En algunos casos, es necesario hacer clic dos veces. Si tiene problemas para ver la animación, vea las notas de la última diapositiva de esta presentación sobre cómo reproducir una animación de Adobe Flash. Si aún tiene problemas para ver la animación, la siguiente diapositiva es una copia de ésta pero con arte estático. Elimine esta diapositiva o la siguiente antes de mostrar la presentación.]

Para empezar, hará clic en el vínculo Aprobación, como muestra la figura. A continuación, especificará las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, escribirá un mensaje introductorio, especificará un plazo, y hará clic en Iniciar. A continuación, la primera persona recibirá un mensaje de correo electrónico, hará clic en el vínculo y revisará el archivo. Una vez que los tres revisores hayan hecho lo mismo, la columna Aprobación de la biblioteca de documentos indicará Aprobado y la página Estado del flujo de trabajo mostrará tres tareas completadas. [Nota para el instructor: esta diapositiva es idéntica a la anterior, salvo que contiene arte estático en lugar de una animación. Use esta diapositiva si tiene problemas para ver la animación. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentación.]

¿Por qué debería cancelar un flujo de trabajo? Quizá el archivo no estaba tan listo como pensaba.

Si el botón aún no está disponible, pueden completar la tarea en el sitio de SharePoint directamente, mediante el explorador web. Para ver el procedimiento detallado, consulte la Tarjeta de referencia rápida cuyo vínculo se incluye al final de este curso.

También se encuentra en las versiones independientes de Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007. No obstante, no está disponible en otros conjuntos de aplicaciones de Office, como Microsoft Office Standard 2007.

Si ve la opción para iniciar el flujo de trabajo, puede proseguir. Si no aparece la opción, consulte a la persona responsable del servidor, o al departamento de TI, cómo puede obtener acceso a flujos de trabajo como éstos.

Uso de esta plantilla Esta plantilla de Microsoft Office PowerPoint® contiene una introducción a los flujos de trabajo, los procesos automáticos que distribuyen documentos para diferentes tipos de revisión desde su biblioteca de documentos de Microsoft Office SharePoint® Services 2007. Está diseñada para su presentación en grupo y puede personalizarse según sus necesidades. El contenido de esta plantilla está adaptado del curso de Microsoft Office Online titulado “Flujos de trabajo I: Conceptos básicos que debería saber”. Características de la plantilla Diapositiva de título: en la primera diapositiva, hay un texto de marcador de posición sobre el que debe escribir el nombre de su compañía. También puede eliminar el cuadro directamente si no desea incluir este texto. Animaciones: los efectos de animación personalizados se aplican en toda la presentación. Estos efectos incluyen, entre otros, Desplegar, Estirar, Disolver y Cuadros bicolores. Todos los efectos pueden reproducirse en versiones anteriores, hasta Microsoft PowerPoint 2000. Para modificar los efectos de animación, vaya al menú Presentación, haga clic en Animación personalizada y trabaje con las opciones que aparecen. Si esta presentación contiene una animación de Adobe Flash: para reproducir el archivo Flash, debe registrar un control Microsoft ActiveX, llamado Shockwave Flash Object, en su PC. Para ello, descargue la versión más reciente del reproductor Adobe Flash Player del sitio web de Adobe. Advertencia sobre cómo guardar las animaciones Flash: las animaciones Flash pueden reproducirse en versiones anteriores, hasta PowerPoint 2000. No obstante, si desea guardar esta plantilla en PowerPoint 2007, guárdela en el formato de archivo de PowerPoint anterior: Presentación de PowerPoint 97-2003 (*.ppt) o Plantilla de PowerPoint 97-2003 (*.pot). (Verá los tipos de archivo en el cuadro de diálogo Guardar como, junto a Guardar como tipo). Si la guarda con un formato de archivo de PowerPoint 2007, como Presentación de PowerPoint (*.pptx) o Plantilla de PowerPoint (*.potx), las animaciones no se conservarán en el archivo guardado. Transiciones de diapositivas: se aplica la transición Barrido hacia abajo en toda la presentación. Si desea usar otra, vaya al menú Presentación con diapositivas, haga clic en Transición de diapositiva y trabaje con las opciones que aparecen. Hipervínculos al curso en línea: la plantilla contiene un vínculo a la versión en línea de este curso que le llevará a la Tarjeta de referencia rápida publicada para este curso. Encabezados y pies de página: la plantilla contiene un pie de página con el titulo del curso. Puede cambiar o quitar los pies de página en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página (que se abre desde el menú Ver).

Curso de Microsoft®Office SharePoint® Services 2007 Flujos de trabajo I: Conceptos básicos que debería saber [Nombre de compañía] presenta:

Contenido del curso Introducción: Déjelo fluir Lección: Conceptos básicos de flujo de trabajo La lección concluye con una breve serie de preguntas para evaluar si ha comprendido el material.

Introducción: Déjelo fluir ¿Su organización usa un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Usa bibliotecasde documentos en ese sitio para compartir archivos? En ese caso, debería aprender a usar flujos de trabajo, o procesos automáticosque distribuyen los documentos para diferentes tipos de revisión. Este curso le enseñará los conceptos básicos.

Objetivos del curso Entender lo valioso que puede ser un flujo de trabajo para usted y para sus compañeros. Comprender los conceptos básicos de flujo de trabajo: cómo empezar uno, cómo participan los usuarios, etc. Iniciar el flujo de trabajo Aprobación, que le permite enviar un archivo a otros usuarios para que lo aprueben.

Lección Conceptos básicos del flujo de trabajo

¿Qué es un flujo de trabajo? En el contexto de una biblioteca de documentos de SharePoint, un flujo de trabajo es un proceso automático que ayuda a las personas a revisar un archivo. Usted, la persona que necesita que se revise el archivo, inicia el flujo de trabajo. Después, simplemente espera mientras se envía una notificación automática a las personas que deben revisar el archivo. Si olvidan hacerlo, se les enviará otro correo electrónico. Una vez que todos hayan revisado el archivo, una página web resume el flujo de trabajo y registra a todos aquellos que participaron.

Los tres tipos de flujo de trabajo Cuando guarda un archivo en una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint Server 2007, tiene a su disposición tres tipos de flujo de trabajo. El flujo de trabajo Aprobación, que pide a todos que aprueben un archivo. El flujo de trabajo Recopilar comentarios, que recopila comentarios. El flujo de trabajo Recopilar firmas,que recopila las firmas digitales de las personas.

Flujo de trabajo Aprobación El más sencillo de lostres flujos de trabajo es el flujo de trabajo Aprobación. ¿Cómo funciona? Cuando inicia el flujo de trabajo desde un archivo de una biblioteca de documentos, se desencadena un proceso Se envía un mensaje de correo electrónico especial al primer aprobador. Su sitio de SharePoint lo denomina “tarea” porque el mensaje es como una tarea que alguien debe realizar en el flujo de trabajo. La tarea le pide que apruebe el archivo. Para hacerlo, debe hacer clic en el botón Aprobar .

Flujo de trabajo Aprobación A continuación, la siguiente persona recibe una tarea. Ésta hace clic en el botón Aprobar. A continuación, se envía una tarea a la última persona. Cuando hace clic en Aprobar, se completa el flujo de trabajo. El más sencillo de lostres flujos de trabajo es el flujo de trabajo Aprobación. ¿Cómo funciona? Cuando inicia el flujo de trabajo desde un archivo de una biblioteca de documentos, se desencadena un proceso

Flujo de trabajo Aprobación El punto principal que queremos transmitir es que cada tarea se envía a cada aprobador de una en una, en el orden que se haya especificado previamente. Si una persona no aprueba el archivo, podría demorar la entrega de la tarea a la siguiente persona. No obstante, se puede establecer una fecha de vencimiento para que el flujo de trabajo envíe un aviso.

Página Estado del flujo de trabajo Una vez finalizado el flujo de trabajo, la página Estado del flujo de trabajo , aquí ilustrada, resume la actividad del flujo de trabajo. Puede ver cada tarea, su estado y el resultado. El iniciador del flujo de trabajo también recibe esta información en un práctico mensaje de correo electrónico una vez que el flujo de trabajo está completo.

Página Estado del flujo de trabajo La página Estado del flujo de trabajorepresenta uno de los principales beneficios de usar un flujo de trabajo. ¿Por qué? Porque después, si existe alguna duda acerca de si el archivo fue aprobado o no, se puede consultar esta página para confirmarlo.

Apariencia ¿Cómo se inicia entonces un flujo de trabajo ycómo completanlos usuarios sus tareas? La animación muestra cómo un usuario que ha creado una presentación que contiene algunos anuncios importantes para su compañía usa el flujo de trabajo Aprobación para distribuirla a tres personas clave antes de terminarla. Animación: haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Reproducir.

Apariencia ¿Cómo se inicia entonces un flujo de trabajo ycómo completanlos usuarios sus tareas? En este ejemplo, alguien ha creado una presentación que contiene algunos anuncios importantes para la compañía. Usará el flujo de trabajo Aprobación para distribuir la presentación a tres personas clave antes de terminarla.

Comentarios Antes de hacer clic en Aprobar, también es posible escribir comentarios breves acerca del archivo. Éstos aparecerán al pie de la página Estado del flujo de trabajo, en la sección Historial del flujo de trabajo. .

Rechazo de archivos Un flujo de trabajo incluye un botón que permite rechazar un archivo. En esta ilustración, el según revisor rechazó el archivo porque considera que la diapositiva 2 es incorrecta. Un punto importante para tener en cuenta es que la tarea de este revisor todavíase considera Completada, aunque lo haya rechazado. Si alguien rechaza el archivo, deberá corregirlo y reiniciar el flujo de trabajo para volver a obtener la aprobación , en el caso de que requiera una aprobación unánime.

Mensajes para el iniciador Ya ha visto cómo se inicia un flujo de trabajo y cómo los usuarios completan las tareas usando mensajes de correo electrónico. Cuando inicia un flujo de trabajo, también recibirá dos mensajes de correo electrónico especiales. Recibirá un mensaje que le indicará cuándo se ha iniciado un flujo de trabajo. Cuando todos hayan completado sus tareas, recibirá un mensaje final que le indicará que el flujo de trabajo se ha completado, incluidos los nombres de las personas que aprobaron o rechazaron el archivo.

Mensajes para el iniciador Cada uno de estosmensajes tiene un vínculo en la parte inferior que, al hacer clic en él, le llevará a la página Estadodel flujo de trabajo. Este vínculo es útil cuando se recibe el primer mensaje, ya que le permite ver quiénes han completado sus tareas y quiénes no las han completado aún. Hacer clic en el vínculo del mensaje final es una manera sencilla de obtener acceso a la página Estado del flujo de trabajo, en el caso de que tenga alguna duda acerca de si un archivo se ha aprobado o no.

Procedimiento de cancelación ¿Cómo debe proceder si necesita cancelar un flujo de trabajo? Vaya a la página Estado del flujo de trabajo y haga clic en Cancelar este flujo de trabajo. Esto detendrá el flujo de trabajo y generará una notificación para avisarle de que el flujo de trabajo se ha cancelado. Las tareas, completadas o no, permanecerán en la página de estado, por si desea conservar un registro de ellas.

Lo que se necesita El botón Editar esta tarea , aquí ilustrado, es sumamente útil paracompletar una tarea de un flujo de trabajo. No obstante, si las personas que forman parte su flujo de trabajo no ven este botón en Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007, es posible que hayan desactivado la barra de mensajes. Pueden volver a activar la barra de mensajes simplemente usando la ficha Ver .

Lo que se necesita ¿Por qué podría no estar disponible el botón Editar esta tarea ? Porque sólo está disponible con la compra de uno de los siguientes conjuntos de aplicaciones: Microsoft Office Professional Plus 2007 Microsoft Office Enterprise 2007 Microsoft Office Ultimate 2007

Lo que se necesita (continuación) También es útil saber que los flujos de trabajo analizados en estos cursos sólo están disponibles si puede guardar un archivo en una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint Server2007. ¿Cómo puede saber si tiene SharePoint Server 2007? Ésta es una pregunta frecuente. Intente iniciar el flujo de trabajo Aprobación como se explica en este curso. Si ve la opción para iniciar el flujo de trabajo, entonces puede proseguir.

Pregunta de prueba 1 Si usa un flujo de trabajo en una biblioteca de documentos, en general, ¿qué ocurrirá? (Elija una respuesta). Enviará archivos a todos los integrantes de la compañía para que los revisen. Ayudará a automatizar el proceso de revisión de archivos proporcionando un vínculo en un mensaje de correo electrónico. Dirigirá a las personas de una biblioteca a otra para que puedan revisar un archivo. Le ayudará a enviar archivos para revisar sin usar el correo electrónico.

Pregunta de prueba 1: Respuesta Ayudará a automatizar el proceso de revisión de archivos proporcionando un vínculo en un mensaje de correo electrónico. Su especialista en TI también podría establecer flujos de trabajo para otras funciones pero, de forma predeterminada, los flujos de trabajo de una biblioteca de documentos ayudan a enviar archivos para revisar.

Pregunta de prueba 2 Cuando se asigna a alguien una tarea de un flujo de trabajo, ¿qué apariencia tiene? (Elija una respuesta). Parece una nota adhesiva con instrucciones sobre lo que se debe hacer. Parece un mensaje de correo electrónico. El mensaje de correo electrónico incluye instrucciones. Parece un pequeño portapapeles, con una casilla junto a la tarea. Aparece junto al documento en una columna especial.

Pregunta de prueba 2: Respuesta Parece un mensaje de correo electrónico. El mensaje de correo electrónico incluye instrucciones.

Pregunta de prueba 3 ¿Dónde se puede ver un registro de quiénes han completado sus tareas del flujo de trabajo? (Elija una respuesta). En el mismo documento. En una columna junto al archivo en la biblioteca. En la página Informe de archivo de flujo de trabajo. En la página Estado del flujo de trabajo.

Pregunta de prueba 3: Respuesta En la página Estado del flujo de trabajo. Puede usarla como registro oficial de quiénes participaron en las tareas. Además, recuerde que el iniciador del flujo de trabajo recibirá un mensaje de correo electrónico con un vínculo a la página de estado.

Tarjeta de referencia rápida Para ver un resumen de las tareas cubiertas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.  

USO DE ESTA PLANTILLA Vea el panel de notas o la página de notas completa (menú o ficha Ver) para obtener ayuda detallada sobre esta plantilla.