Jornadas de Contabilidad Gubernamental Experiencias con el siif Sistema Integral de Información Financiera Hermosillo, Sonora marzo 2009

Índice Antecedentes e historia Objetivos Implicaciones del proyecto Elementos del proyecto Filosofía del Modelo SIIF. Módulos de Egresos. Módulos de Ingresos. De frente a la LGCG. Navegación por el sistema.

1. ANTECEDENTES E HISTORIA

Antecedentes Situación en el año 2000 de los sistemas de información contable en los municipios de Coahuila (38)

Antecedentes ORIGEN DEL PROYECTO. Modernizar los 38 municipios para establecer criterios contables y presupuestales que permitieran generar cuenta pública en tiempo y forma. EFECTO. Concertar con los municipios búsqueda de solución. Buscar apoyo estatal. Generar paquetes de soluciones administrativas. Generar definiciones financieras. Establecer un sistema electrónico homologado.

Antecedentes Acuerdos políticos entre los diferentes niveles de gobierno Formación del equipo de trabajo

Historia del proyecto “La primera tarea consistió en localizar una empresa que pudiera apoyar los planes de modernización de la ASE en Coahuila”. Advanced Business Systems, S.A. de C.V. Sede en Monterrey. Consultores en sitio. Vocación al sector público. Asociados de negocios con experiencia de gobierno.

Selección de la empresa Estructuras financieras Normas y Políticas Procesos Administrativos El Sistema Electrónico SIIF* Llamó poderosamente nuestra atención el concepto de no empeñarse en implementar un sistema informático, sino un modelo administrativo. *SIIF: Sistema Integral de Información Financiera Modelo SIIF

Búsqueda de filosofía moderna Apego al Plan Municipal de Desarrollo. Operación 100% en línea. Desconcentrar el trabajo de Tesorería Capturar información donde se origina. Contabilidad acumulativa automática. Evitar a los usuarios operar conceptos contables. Saldos al instante para contabilidad y presupuesto. Presupuesto y contabilidad conciliados. Formatos de propósito múltiple. CUENTA PÚBLICA A PARTIR DE LA CONTABILIDAD

2. IMPLICACIONES DEL PROYECTO SIIF

Participación de ASEC Análisis de procesos operativos y contables Normas Definición, emisión e implementación Políticas Catálogos Técnica Pptal

Participación de Municipios Actualización tecnológica Asignación del personal a las funciones requeridas por el Modelo SIIF Colaboración de los municipios para la aceptación del modelo SIIF ASEC Municipios

Participación de municipios Integrar responsables por áreas. Asimilar los procesos administrativos. Asimilar la normatividad de los procesos. Coordinar la compra e instalación de equipos. Capacitar y orientar a los usuarios en la implementación. Integrar la información de los módulos. Conciliar y revisar saldos iniciales de contabilidad. Formular presupuestos calendarizados en meses. Capacitar a los ejecutores del presupuesto. Compromiso al 100% de los titulares de las áreas normativas: Tesorero, Egresos, Ingresos, Contabilidad, Informática, Compras, Caja de Pagos (depende del tamaño del municipio)

Alcance del proyecto

Metodología Implementación Equipos multidisciplinarios de soporte estratégico ASEC

Las tareas de la ASE en el proyecto ASE dará el apoyo financiero e informático a los municipios a través del tiempo. Recluta contadores públicos e informáticos que asimilen los procesos y técnicas de la administración municipal. El Grupo establece las definiciones y vigila la buena marcha del proyecto en todos los municipios del estado. Los asesores financieros e informáticos llenan el espacio que los municipios pequeños y medianos no pueden contratar: cultura, nivel profesional, conocimiento de la administración pública. El Grupo Coordinador capacita y orienta en la problemática de registro contable y presupuestal. INTEGRAR AL GRUPO COORDINADOR DEL PROYECTO

Las tareas de la ASE en el proyecto TAMAÑO DEL GRUPO COORDINADOR DEL PROYECTO Profesionistas con experiencia en las áreas de contabilidad e informática para convertirlos en asesores informáticos y financieros. Ejemplo para 20 municipios (1) Coordinador General. (1) Coordinador Informático. (1) Coordinador Financiero. (3) Asesores Financieros. (3) Asesores Informáticos. (1) Administrador de base de datos. Un total de 10 elementos dedicados al proyecto, para apoyar a los 20 municipios del estado.

Las tareas de la ASE en el proyecto FACILIDADES PARA EL GRUPO COORDINADOR A. Oficinas de apoyo. Se crearon oficinas regionales de apoyo a los municipios con el objeto de realizar más ágilmente la prestación de los servicios. (en su caso) La oficina regional debe contar cuando menos con un asesor financiero y otro informático. La oficina debe contar con vehículo, teléfono, equipo de cómputo e Internet y mobiliario de trabajo para el personal asignado.

Las tareas de la ASE en el proyecto FACILIDADES PARA EL GRUPO COORDINADOR B. Equipamiento y capacitación. Vehículos. Teléfono celular o equivalente. Computadoras portátiles. Red de cómputo en las oficinas de la ASE. Internet en las oficinas de la ASE. Comunicación expedita de los municipios con la ASE. Capacitación a informáticos en plataformas a utilizar. Capacitación en presupuestos, parametrización contable, procesos, normas y políticas, conceptos de cobro y la operación del SIIF por parte del proveedor.

Las tareas de la ASE en el proyecto DEFINICIÓN DE ESTÁNDARES PARA EL PROYECTO Tipo de conexión y software de red. Versiones de software de computadoras. Tipo de computadoras PC. Tipo de impresoras. Protección con antivirus. Comunicación informática hacia la ASE. Formato de datos para carga de archivos. Formatos básicos de operación.

Las tareas de la ASE en el proyecto CAPACITACIÓN A LOS MUNICIPIOS El Grupo Coordinador asimiló los talleres y operación del SIIF para ofrecer a los municipios la correcta orientación y capacitación a través del tiempo. Procesos administrativos. Presupuestación. Normas y políticas. Parametrización contable. Parametrización de conceptos de cobro. Uso y operación del SIIF.

Facilidades para otras plataformas de TI Interacción del SIIF con otros sistemas

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivos Operación contable y presupuestal en línea. Contabilidad con base acumulativa. Homologar catálogos y criterios contables. Técnica presupuestal homologada en todo el estado. Definir procesos y normatividad Operar en municipios pequeños o grandes. Definir plataformas informáticas homologadas. Configurar sistema por las áreas normativas y no por los informáticos. Planeación como base de presupuestación. Generar cuenta pública en forma directa. Requisitos señalados en el año 2000 para el modelo SIIF

Homologación contable Apego a las tendencias contables concretadas en la recién aprobada Ley General de Contabilidad Gubernamental Modelo – SIIF 2000 - 2001 Ley General de Contabilidad Gubernamental 2008 LGCG

Homologación presupuestal Conciliación presupuestal y contable Proyecciones presupuestales más certeras (Estadísticas de egresos) Definición presupuestal apegada al Plan Municipal de Desarrollo

Definición de procesos Disminución de vicios y malas costumbres Procesos formales de operación Descentralización Actividades

Normatividad a procesos Metodología con soporte legal Estructura municipal basada en modelo SIIF Estandarización conceptual

Cuenta pública automática Homologación de reportes de Cuenta Pública Confiabilidad de la Información a partir de la contabilidad

Beneficios del proyecto ENTRADA DE DATOS NORMADA Estados Financieros Cuenta Pública Presupuesto por resultados Avances de programas Medidas de desempeño Evaluación administrativa Homologación estatal Modelo SIIF TRANSPARENCIA EN MANEJO DE RECURSOS POSICIÓN FINANCIERA CONFIABLE

Beneficios al Órgano de Fiscalización AUDITORIA ELECTRONICA RAZONES FINANCIERAS EJERCICIO PRESUPUESTAL MEDIDAS DEL DESEMPEÑO POSICION FINANCIERA ENDEUDAMIENTO EFICIENCIA DEL GASTO EFICIENCIA DEL COBRO CONTABILIDAD CON BASE ACUMULATIVA RAZONES E INDICADORES DE DESEMPEÑO COMPARACIÓN ENTRE MUNICIPIOS DEL EDO ESTADOS FINANCIEROS CUENTA PUBLICA

Beneficios a los municipios Acceso a tecnologías de punta mundial compartiendo los costos entre todos. Los municipios pequeños aprenden de los grandes. Intercambiar opiniones y formas de trabajo entre municipios del mismo nivel. Implementar modelos basados en procesos que no cambian al sustituir funcionarios y personal. Apoyar decisiones administrativas en la normatividad para operar los procesos. Evitar discrecionalidad en los cambios de administración. Mantener el nivel administrativo a través del tiempo. Contar con asesoría permanente de procesos, sistemas y finanzas en el Órgano de Fiscalización

4. FILOSOFÍA DEL MODELO SIIF

Filosofía del modelo Capacidad del sistema SIIF para Integrar todas las operaciones “Contabilidad, elemento integrador de la información financiera”

Filosofía del modelo Cumplir con los requisitos de la ASEC Aplicar principios administrativos Eliminar programación por municipios HERRAMIENTA DE TRABAJO “El SIIF debe ser útil para la administración municipal”

Filosofía del modelo El control en manos de los funcionarios municipales

Módulos de Egresos Planeación, Programación y Presupuesto Ejercicio del presupuesto Adquisiciones Caja General Contabilidad Nómina burocrática Patrimonio

El concepto de la planeación SIN PROYECTOS NO SE PUEDE PRESUPUESTAR Referencia: PMD Estructura programática Acciones antes que recursos Captura proyectos Asigna presupuesto a partidas Calendariza mensualmente PROGRAMAS PLANES

Ejercicio del presupuesto EMISIÓN DE SP CON CLAVE PPTAL Y DISPONIBILIDAD Verifica Disponibilidad Compromete Emite Solicitud de Pago Genera póliza Devenga o ejerce presupuesto Afecta póliza contable Produce contrarecibo Trámite de pago

Formato de propósito múltiple Identifica al emisor Compromete presupuesto Genera póliza contable Ejerce o devenga presupuesto Afecta contabilidad Programa el pago Genera póliza de egresos Consigna firmas

Control de las compras con el presupuesto Trámite de compra ORDEN DE COMPRA REQUISICIÓN USUARIO Selecciona eventos Artículos ligados al gasto No usa cuentas 1 2 3 4 Verifica Disponibilidad Compromete presupuesto Emite Requisición Respaldo presupuestal Libera excedentes Rechaza por faltantes Presupuesto Comprom. Genera pago automático Camino único para pago SIN REQUISICIÓN NO SE HACE TRÁMITE DE COMPRA

Simplificación de la caja de pagos Valida saldos chequeras Emite cheques Genera dispersión Contabilidad automática Control ventanilla Saldos flotantes Habilitados CHEQUES PAGOS ELECT. 1 2 3 SALDOS DE BANCOS PRODUCIDOS POR CONTABILIDAD

Contabilidad por eventos “Evento contable, es todo aquel evento administrativo o financiero que origine un registro contable” Ejemplos: Compra de material de oficina. Gasto a comprobar. Comprobación de gastos . Préstamo a empleados. Pago de sueldo base. Cobro de impuesto predial. Todas las actividades financieras que lleva a cabo una entidad, se pueden predefinir como eventos, indicando una sola vez la aplicación contable de cada uno de ellos.

Contabilidad por eventos El Contador configura eventos Parametriza asientos contables. Liga eventos y asientos contables Usuarios escogen eventos Las operaciones generan pólizas. Los usuarios generan contabilidad. Solicitan pagos Compras Pagos Cajas de cobro Pólizas diario USUARIOS Edos financieros Contabilidad en línea, cuenta pública automática

Contabilidad por eventos Estructura con base en eventos Cuentas contables Cuentas colectivas. Cuentas contables: solo de mayor, no incluyen las cuentas de trabajo de detalle (donde se hacen cargos y abonos). Cuentas Colectivas: registrar cargos y abonos. Hasta el 87% de los movimientos son de pago, los cuales en su mayoría pasaron por el control presupuestal. Localiza movimientos por el nombre de la subcuenta de trabajo (colectiva), ya sea en el activo o en el pasivo (saldos deudores o acreedores).

Contabilidad por eventos COMPRAS Ordenes de Compra Ordenes de Servicio ¿COMO GENERA UN USUARIO LA CONTABILIDAD? Ejemplo COMPRAS GRUPO ESPECÍFICO EVENTO GENÉRICO EVENTO ESPECÍFICO Los usuarios no ven cuentas ni números, solo texto

Enlaza nómina al presupuesto y contabilidad Configura Percepciones y deducciones Calcula nóminas regulares y extraordinarias Afecta directamente al presupuesto y contabilidad Control integral del presupuesto a través de plazas Establece control de plazas Asigna presupuesto a plazas Establece techo anual

Control del patrimonio Patrimonio como producto de las operaciones diarias Contabilidad coloca atributos al gasto SIIF detecta operaciones de patrimonio Solicita inventariar Se integran al acta de entrega-recepción Clasificación por grupos y familias Atributos especiales en algunos grupos

Entrega-Recepción Amarra reportes y saldos Genera acta de entrega - recepción Registra asuntos en trámite ANEXOS ACTA El SIIF toma el control de saldos y fechas de cierre

Módulos de Ingresos Información al público Administración de obligaciones Caja de Cobro Pago en bancos Ejecución fiscal Convenios en parcialidades Inventarios de formas valoradas

El concepto de un contribuyente único

Facilita configurar la Ley de Ingresos por su titular Configura, no modifica sistema Sin apoyo informático Señala formas de cálculo Asocia vigencia de obligaciones Cajeros reciben “instrucciones” Titular de ingresos es responsable de los cobros

Facilidad para operar la caja de cobro Cobra cualquier concepto Selecciona conceptos no cuentas Genera pólizas contables Registro de diferencias El cajero no decide cuanto cobrar, busca conceptos

Pago en bancos Genera obligaciones de pago Selecciona los conceptos Asigna a mensajerías Recibe electrónicamente Concilia y detecta errores Actualiza saldos Produce contabilidad Afectación automática de obligaciones

Detona la ejecución fiscal a partir de los vencimientos Proceso automático con control de pagos y aplicación Selecciona conceptos de cobro Escoge montos a notificar Asigna rutas de ejecutores Al pagar se desactiva el proceso Cobra primero el proceso fiscal No puede pagar obligaciones solas

Puede generar convenios para pagos parciales Configuración de conceptos por el responsable Calcula intereses o recargos Calcula parcialidades Emite estado de proyección de pagos Afecta cuentas x cobrar contables Utiliza el contribuyente como subcuenta Vigila el pago de parcialidades

Administra las formas oficiales con valor Registra y lleva el control de las formas de valor Responsable captura saldos Licencias, Calcomanías, Formas valoradas Sistema descuenta saldo con operaciones de cobro

Conclusiones Avanzamos con rumbo a los planes nacionales

Conclusiones Sistema único para control financiero para todos los municipios. Base normativa como soporte al diseño del sistema. Cuenta pública a partir de la contabilidad y presupuesto. Homologamos el registro presupuestal y contable en el estado. Conceptos administrativos acordes a la época. Principios contables generalmente aceptados. Seguimos el rumbo nacional al haber homologado el estado. Definimos procesos para facilitar la tarea. Abrimos la administración a la transparencia.

Conclusiones Al definir procesos facilitamos el autocontrol ya que la revisión documental se realiza antes de efectuar el pago, y no hasta que Contabilidad registra. La base acumulativa de contabilidad permite registrar los pasivos al momento de conocerlos, facilitando la lectura de la posición financiera en todo momento. Introducimos la contabilidad por eventos, facilitando a todos los empleados su participación en el SIIF sin conocer de cuentas ni registros contables. Llevamos 8 años operando el Modelo SIIF en los 38 municipios del estado de Coahuila. ESTAMOS LISTOS PARA RECIBIR LA NUEVA LGCG¡¡¡